用時間管理策略解決生產(chǎn)率問題
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經(jīng)理、工程管理人員和顧問經(jīng)常談?wù)?a target='_blank' href='/zhuanti/sjgl.html'>時間管理在商業(yè)中的好處。一種集中于指導(dǎo)時間管理技術(shù)的職業(yè)應(yīng)運而生，通常使用一些包括行程安排、目標管理和資源分配相結(jié)合的方案，使企業(yè)個體勞動的生產(chǎn)效率得到提高。
時間管理中一個很少被談?wù)摰降姆矫妫菍ξ覀兠刻於夹枰幚淼母鞣N類型的任務(wù)進行管理。試圖完成幾項需要不同方法或心態(tài)的任務(wù)，容易導(dǎo)致壓力的產(chǎn)生。如我認識到的那樣，它也可能導(dǎo)致生產(chǎn)力的降低。
關(guān)于工作重心的問題
時間管理方面的細節(jié)充分表現(xiàn)在我的生活中。早晨，一位客戶需要我解決一份有問題的計劃。中午一點我要與一位客戶代表參加一個關(guān)于群集器的銷售展示。下午五點之前我還有一臺服務(wù)器應(yīng)當(dāng)啟動。我計劃用三個小時處理那份有問題的計劃，然后與客戶代表一起午餐。銷售展示結(jié)束后，計劃下午兩點到達客戶那里進行服務(wù)器的安裝。憑借過去的經(jīng)驗，我估計在兩個小時內(nèi)能夠?qū)⒎?wù)器啟動起來，運行并通過品質(zhì)保證（QA），這是非常容易完成的事情。
我第一件需要花時間來做的是處理那份有問題的計劃，先從快速整理所有的標記著手，訪問，交換電源，檢查硬盤。四個小時內(nèi)，我想法設(shè)法終于使服務(wù)器啟動起來，并且可以再次提供文件。在銷售展示會開始之前我只有半個小時的剩余時間了。
展示會開始前五分鐘我終于趕到現(xiàn)場。迅速演示幻燈片后，我用了一個小時談?wù)摳鞣N類型的RAID（獨立磁盤冗余陣列）控制器和它們引起的一些問題，這是客戶技術(shù)代表和我都共同感興趣的話題。直到CIO和我的客戶代表試圖將談話轉(zhuǎn)向群集器。
交談繼續(xù)熱烈的進行著，客戶技術(shù)代表和我回到他的位置，對一些SCSI（小型計算機系統(tǒng)接口）診斷程序進行檢查。我的客戶代表終于離開了，CIO也繼續(xù)去參加其他的會議。數(shù)小時過后，正當(dāng)我和客戶技術(shù)代表終于捕捉到診斷程序出現(xiàn)的問題時，我的傳呼機開始嗡嗡的響起。我的思路被完全打斷。
這真是不幸！傳呼提醒了我，約定的服務(wù)器安裝時間我已經(jīng)遲到了兩個小時。懇求我的客戶能夠原諒，我飛快地跑出門。幸運的是，只需要穿過6個街區(qū)就能夠到達客戶那里。
我的現(xiàn)場技術(shù)員除了負責(zé)桌面配置外，還應(yīng)該負責(zé)服務(wù)器啟動和磁盤旋轉(zhuǎn)。他對我羞怯的笑著，為打斷我的會議表示道歉。雖然知道我很忙，但是他以前從未建立過一臺服務(wù)器或一臺郵件服務(wù)器。于是我告訴他整個操作過程并讓他親自操縱鍵盤。在等待安裝過程完成的空閑時間里，我在辦公室里四處走動并不時地與別人聊天。晚上八點鐘后我們結(jié)束晚餐，并繼續(xù)完成桌面上的郵件客戶安裝。
在這一天結(jié)束之前，我設(shè)法使每件事都可以得到解決。我處理好那份有問題的計劃；盡管在銷售會議期間我們確實解決了一些麻煩，但是這個會議還是失敗的；如果沒有我的技術(shù)員的協(xié)助，我很可能還在忙于那臺服務(wù)器的工作。
心態(tài)管理
回顧經(jīng)歷的這一天，我在處理三項任務(wù)時有三種截然不同的心態(tài)。發(fā)現(xiàn)并解決問題往往要求具備一個非常有創(chuàng)造性的觀念，并結(jié)合對于細節(jié)問題的深刻記憶。有關(guān)銷售的會談應(yīng)該考慮圍繞領(lǐng)導(dǎo)能力和表達技巧。安裝配置一方面依賴于記憶，另一方面依賴于執(zhí)行準確命令的能力。
我抱著發(fā)現(xiàn)并解決問題的心態(tài)開始一天的工作，并成功地解決了那些問題。但是我實在不能分配一段確定的時間去做那些有創(chuàng)造性的工作。有時事情可以很快處理，有時則不能。
懷著發(fā)現(xiàn)并解決問題的心態(tài)周旋于銷售會談中，僅僅在這個會談結(jié)束后，我的思路才轉(zhuǎn)換成領(lǐng)導(dǎo)的思維模式。會談結(jié)束后，我花時間與我的客戶的主要技術(shù)員進行交談，并一起設(shè)法解決問題，直到我自己的技術(shù)員打電話來催促我離開。
在第三項工作的情形中，讓我牢固地確立一種混合社交的、創(chuàng)造性的心態(tài)。盡管，我作出了指導(dǎo)我的技術(shù)員如何進行服務(wù)器安裝的決定，這個決定隨后取得了成功，但這并不在我的工作范圍內(nèi)；同樣，我在辦公室里四處走動并與人們討論他們的難題，也不是我必需要做的工作。然而，如果沒有我的技術(shù)員的協(xié)助，那臺服務(wù)器可能還不能開始工作。
現(xiàn)今的商業(yè)活動要求人們經(jīng)常從一項任務(wù)轉(zhuǎn)入另一項任務(wù)。盡管如此，在很大程度上我們還是可以選擇如何組織我們的工作。在我的情形中，我的經(jīng)理和我針對我的工作設(shè)計并劃分了不同的范圍。銷售會談和其他一些社交活動屬于一個范圍，解決問題和創(chuàng)造性的努力屬于另一個范圍，第三個范圍是針對滿足網(wǎng)絡(luò)安裝需要的要求，即努力達到嚴格的精確性這一類型的要求。
積累并利用經(jīng)驗
幾年后，當(dāng)我翻閱每月的回顧記錄時，注意到我的工作效率有一個下降的趨勢。我感到疲憊和工作過度。在這幾年的工作中，我提出僅僅是少數(shù)的建議，忙于參加許許多多客戶會議，忙于在電話上回答許多問題。所有的事情似乎很符合典型的60小時顧問工作時間。
通過對不同心態(tài)的回顧找出自己的失誤。每天我例行公事地調(diào)整心態(tài)5、6次。以往的經(jīng)驗告訴我還有更好的方式。我因而改變自己的時間表，以便擬定出針對具體活動的時間安排。之后，我的工作效率重新得到提高，同樣我的工作品質(zhì)也得到提高。大約一個月以后，我的經(jīng)理承認，在我的狀態(tài)突然好轉(zhuǎn)之前，他曾經(jīng)試圖找我討論這個問題。
在第一個例子中，我不能完成公司的目標。在那個過程中，我?guī)缀鹾谋M自己的所有精力；而在第二個例子中，我認識到自己根本性的錯誤，在經(jīng)理因為這些問題需要面對我之前，我已經(jīng)及時采取了改正措施。