精益辦公源于豐田生產系統(tǒng)TPS
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精益的思想不僅在制造領域可以得到運用，同時在醫(yī)院、在政府機構、辦公室等服務領域也可以得到有效運行，那么精益辦公到底是如何應用的呢？
要想了解精益是怎樣應用在辦公室中的，我們首先要明確，精益辦公系統(tǒng)實際源于豐田生產系統(tǒng)模式！同時要了解辦公系統(tǒng)，我們必須要追本溯源，了解精益系統(tǒng)源自哪里？
以后大家在推進精益辦公的時候會發(fā)現(xiàn)，其中運用到的所有思想和工具，實際上都源自于TPS（豐田生產方式）。但有人會問，TPS中"P"指的就是生產，是跟生產有關，但是我們是辦公室，沒有生產，那么我們學習TPS有意義嗎？它又是否可以用在辦公環(huán)境中呢？答案是肯定的。
很多企業(yè)對TPS的理解還停留在工具層面上。也就是說從工具層面上看，你會發(fā)現(xiàn)它適用于生產中。比如說，看板系統(tǒng)----是物料的一個同步系統(tǒng)。這個工具確實適用在生產領域。他形成一個物流與信息的同步化生產。那么這種看板系統(tǒng)是否也可以運用在我們的辦公室呢？答案也是肯定的！
讓我們換個角度想下，什么是看板系統(tǒng)？舉個例子，我們的辦公室里有大量的物資，包括文具等辦公用品，這些都消耗無量，其實都可以用看板系統(tǒng)來進行管理。
全球改善咨詢集團幫助許多企業(yè)推進精益辦公時，正是使用看板系統(tǒng)來管理他們的物資及采購流程的。這樣，對于大型企業(yè)來說，僅僅在文具一項，每年就可以節(jié)省很多費用。但是，只明白工具的運用還遠遠不夠，更重要的是要了解工具背后的思想和管理系統(tǒng)，如果不理解它的真正的用處以及內在涵義的話，那就只能依葫蘆畫瓢，很難發(fā)揮它真正的作用！
正如上圖（豐田屋）所示，我們會在豐田生產方式基礎上，研究它在辦公環(huán)境中是怎樣運用的！關鍵是我們不僅僅要了解工具層面，還要了解工具背后的管理系統(tǒng)和思想。
正如大家知道的，豐田屋是由兩根柱子支撐著，從事精益的人員對此應該很熟悉。一個是自働化，另一個是JUST IN TIME（準時制）。所謂自働化，不是說自動的做一件事情，這個是人字偏旁的"働"，即需要流程具備人一樣的智慧。問題可以及時發(fā)現(xiàn)并解決。豐田有大量的工具可以實現(xiàn)這種思想，如安燈拉繩系統(tǒng)。自働化思想又如何在辦公環(huán)境中應用呢？
如果你只看他的工具層面，比如說豐田每個生產線旁邊都有條繩子，有一個安燈，生產出現(xiàn)問題時只要拉動這條繩子，這個燈就亮了，緊接著現(xiàn)場主管就會跑來支持解決問題。如果還是不能解決的話，這條生產線可能就會停下來。那么這種方式是不是可以用在辦公室里呢？工具層面還是比較難的。如果說裝條繩，并安裝安燈，這與辦公環(huán)境也是不相符的。但是，如果我們深入思考，工具背后的理念是什么呢？理念非常簡單----讓問題能夠及時暴露出來。不把問題和缺陷傳到下一個工序。我們掌握這個思想之后，那么就可以把它運用到辦公室里了。我們是否能不將錯誤的有問題的報告和信息傳給下一個工序？下一個工序有可能是你老板，有可能是你的同事，有可能是你的下屬，所以我們可以思考設計一個怎樣的工具來達到這個目的。
如果我們只看到工具層面的話，就很難完全照抄。但是如果理解了工具背后的思想，我們就可以自行開發(fā)適用于辦公環(huán)境的精益工具，比如說，很多工廠的辦公室里有目視管理，比如說訂單處理（重復性的流程）需要幫助的時候就會掛起一個有顏色的杯子，即告訴大家這個流程在特定時間內需要支持，那么附近的同事看到這就可以來支持。這屬于靈活運用自働化的思想。非常簡單的工具，但是能夠達到預期的目的就非常好。這就是我們說的自働化。
上文講到豐田生產系統(tǒng)的支柱之一－－自働化，接下來我們繼續(xù)闡述那么另外一個支柱――準時制。包括上文提到的看板系統(tǒng)，它屬于拉動系統(tǒng)的一個工具。那么這種看板系統(tǒng)是不是能在辦公室里面應用呢？完全可以。
辦公室的工作無非分成兩大類：一類是每天機械性發(fā)生的、重復性的工作。另外一類是創(chuàng)造性的工作。對這些重復性的工作可以用JIT，可以提高工作效率。所以JIT完全可以用在辦公室環(huán)境中。包括前文舉例的用看板系統(tǒng)來管理文具和采購流程，用單件流來管理我們的訂單，所有流程都可以運用精益。而且這不僅僅可以用在辦公室里，目前，在銀行、金融機構等也在大量應用精益的思想。我們需要深刻的了解TPS的兩個支柱，同時也要了解它的基石。
很多公司在推進精益管理思想的時候，他們只關注速度、品質，往往忽略了豐田屋的地基。特別是穩(wěn)定性和均衡化。
均衡化不僅僅是用于生產領域訂單的均衡。
首先看一下我們的同事，上班的時候同事是不是能夠準時上班?他們的技能是不是滿足工作要求？往往如果同事的技能不熟練，特別是新同事，就會讓很多人的工作效率變低，因為新同事技能上的不熟練，導致經常會加班或者沒事做。無法達到均衡。辦公室就會出現(xiàn)能干的人天天忙死，有些人則非常空閑。
如何將工作進行均衡化呢？這也是辦公室重要的課題。
包括辦公室中工作類型的均衡化，這是很有趣的一個話題，什么叫工作類型的均衡化？我們傾向于把同樣的事情放在一個時間段來完成，比如說A/B/C三大類型，今天要報銷、填單子，所有類似的事情集中在一起來做，我們認為這樣做的效率會比較高。深入考慮：A/B/C三類事情，比如說第一類是填報告，第二類是簽字，第三類是報銷。如果我們第一天先填報告，第二天簽字，第三天填報銷單，這樣的話，這三件事情都要在第三天才能完成。如果一天當中我們能做三件事情。那么我們當天就可以完成這三件事情，如果每小時都在做這三件事情，那么當小時就可以完成這三件事情。這就是工作性質的均衡。
均衡和穩(wěn)定都需要從多方面來考慮，包括4M（人、設備、工作量、工作類別）如何均衡，這些都是辦公室很有趣的課題。
精益辦公基礎中的真正的核心是在于左邊----標準作業(yè)。這是豐田生產方式中核心中的核心。如果沒有標準，那將會是一塌糊涂，幾天前我在北京開
領導力會議，就會看到，會議組織如果沒有標準的話，只能用兩個字來衡量，就是茫然。因為你不知道下面該干什么，所有事情都是隨機發(fā)生。辦公室亦是如此，比如說開會，今天會議室有哪些會議？開會的流程有什么標準？你們辦公室早上是否有晨會？
辦公室最少的就是溝通，如果我們有這樣的標準機制的話，就可以確保我們的工作非常的有效果。這對辦公室加班現(xiàn)象也有所影響，大家都知道加班實際上是一個壞事情，高級管理層如果看到加班，便要知道管理層機制有所惡化！加班是一個壞現(xiàn)象而不是一個好現(xiàn)象。所以說有了標準之后就會看出為什么會加班？離我們設定的標準有什么差異？從差異中引出改善。這也是豐田生產方式的靈魂所在！當我們的工作有了一個標準之后，包括開會、早會標準、一天工作安排、安排類型的標準。有了標準之后，我們就會對比改善前改善后的差異，是什么原因導致的差異，這些都涉及到重要的豐田思想及精益思想。