采購(gòu)合同制定常見問題與解決方法
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在大多數(shù)情況下，雖然采購(gòu)與供應(yīng)人員由大量的合同樣本可以參照，但仍有一些值得重視的問題。盡管一些解決辦法看上去只是普通常識(shí)，但如果能仔細(xì)考量這些問題，對(duì)確保一份可靠的合同和良好的供應(yīng)商關(guān)系是大有益處的。本文雖然不能面面俱到地涵蓋所有的問題，但至少能幫助采購(gòu)供應(yīng)人員對(duì)一些常見問題有較明確的認(rèn)識(shí)。這些問題可分為三大類：合同授予前、談判期間和合同授予后。
合同授予前
問題：資源選擇不正確
解決辦法：要懂得如何應(yīng)用供應(yīng)商的能力來滿足企業(yè)的需求，并要將兩者有機(jī)的結(jié)合到可行的合同之中。
問題：陌生的語言與合同模式
解決辦法：除非有意外情況，
采購(gòu)人員要永遠(yuǎn)堅(jiān)持，談判時(shí)使用自己熟悉的合同文件和格式。即使不得不采用供應(yīng)商的格式，采購(gòu)人員也要自己準(zhǔn)備一份對(duì)照表，上面列出本方的重點(diǎn)要求。
問題：模糊的期望和目的
解決辦法：采購(gòu)人員要充當(dāng)一次關(guān)系經(jīng)理，來確保合同雙方對(duì)合同內(nèi)容都徹底理解。采購(gòu)人員要成為有效的溝通管道，把采購(gòu)方的意見傳遞給供應(yīng)商，同時(shí)將供應(yīng)商的意見提供給本方有關(guān)部門。這些信息包括雙方的意圖、目的和責(zé)任。
談判期間
問題：模棱兩可的語言和條款
解決辦法：做到語言表達(dá)清晰具體。再整個(gè)合同談判過程中，有關(guān)的定義與合同條款，以及對(duì)對(duì)方責(zé)任的要求都要詳細(xì)闡明。對(duì)雙方都認(rèn)可的內(nèi)容要寫入合同。
問題：過分的樂觀或不切實(shí)際的期望解決辦法：將先前制定的標(biāo)準(zhǔn)和供應(yīng)商的生產(chǎn)能力反復(fù)比較，確保現(xiàn)實(shí)的期望。合同談判是“給予—拿取”的過程，預(yù)先設(shè)定的期望很可能發(fā)生變動(dòng)。因此，每當(dāng)發(fā)現(xiàn)本方的期望和供應(yīng)商的條件不能吻合時(shí)，應(yīng)立即同相關(guān)部門人員進(jìn)行溝通，拿出解決方案。
問題：對(duì)如何取消合同沒有認(rèn)真計(jì)劃解決辦法：制定取消合同的策略。為了避免不必要的責(zé)任，策略中要明確可以實(shí)施什么權(quán)利。當(dāng)不得不終止一份合同時(shí)，必須保證這種做法是公平合理的，而且要盡可能避開任何法律問題。要讓對(duì)方明白，這樣做對(duì)供應(yīng)商是有長(zhǎng)期性好處的。
合同授予后
問題：誤以為談判已經(jīng)結(jié)束解決辦法：主動(dòng)地對(duì)必要之處進(jìn)行修改，并對(duì)整份合同進(jìn)行復(fù)查。不能因?yàn)楹贤呀?jīng)執(zhí)行，談判就結(jié)束了。成功的談判哲理是：談判開始前，談判已經(jīng)開始：談判結(jié)束后，談判仍在繼續(xù)。所以，采購(gòu)人員要時(shí)刻留意雙方的關(guān)系，應(yīng)以合同作為基準(zhǔn)來理解持續(xù)出現(xiàn)的問題。定期同供應(yīng)商進(jìn)行正式的合同核查，能使雙方的交流更充分。
以上提到的和所有其它出現(xiàn)的問題都是要提醒各位，合同經(jīng)理必須是一個(gè)有效力的關(guān)系經(jīng)理。這樣能讓公司知道采購(gòu)供應(yīng)人員在支持和維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系方面所起的重要作用。這種策略能加強(qiáng)采購(gòu)人員管理信息的能力、影響對(duì)方立場(chǎng)的能力、揭示雙方共同立場(chǎng)的能力，以及維持長(zhǎng)期互惠互利關(guān)系的能力。能做到這些，很多問題都可以被避免。