項(xiàng)目時(shí)間管理的進(jìn)度控制
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在項(xiàng)目
時(shí)間管理中最后的過(guò)程是進(jìn)度控制。類(lèi)似于范圍控制，進(jìn)度控制是項(xiàng)目綜合管理下的綜合變更控制過(guò)程的一部分。進(jìn)度控制的目標(biāo)是了解進(jìn)度狀態(tài)、造成進(jìn)度變更的影響因素、進(jìn)度變更決定和管理變更。
進(jìn)度控制的主要輸入是進(jìn)度基線、績(jī)效報(bào)告、批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求和進(jìn)度管理計(jì)劃。工具和技術(shù)包括：
●進(jìn)度報(bào)告
●進(jìn)度變更控制系統(tǒng)
●項(xiàng)目管理軟件，例如Project 2003或者類(lèi)似軟件
●進(jìn)度對(duì)比圖，例如跟蹤甘特圖
●差異分析，例如分析浮動(dòng)時(shí)間或者時(shí)差
●績(jī)效管理，如第7章項(xiàng)目成本管理中描述的掙值
進(jìn)度控制的主要輸出包括績(jī)效度量、請(qǐng)求變更、建議的糾正措施、進(jìn)度基線的更新、進(jìn)度模型數(shù)據(jù)、活動(dòng)清單、活動(dòng)屬性、項(xiàng)目管理計(jì)劃和組織過(guò)程資產(chǎn)，如與進(jìn)度控制相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)報(bào)告等。
在控制項(xiàng)目進(jìn)度的變更中有很多問(wèn)題。第一重要的是保證項(xiàng)目進(jìn)度是實(shí)際的。許多項(xiàng)目，特別是在IT項(xiàng)目，人們都有非常不切實(shí)際的期望。此外，使用紀(jì)律和領(lǐng)導(dǎo)能力來(lái)強(qiáng)調(diào)遵守和滿足項(xiàng)目進(jìn)度的重要性也很關(guān)鍵。盡管有多種工具和技術(shù)可以幫助開(kāi)發(fā)和管理項(xiàng)目進(jìn)度，但是，項(xiàng)目經(jīng)理還必須處理一些與人相關(guān)的問(wèn)題來(lái)保證項(xiàng)目的進(jìn)展。“多數(shù)項(xiàng)目的失敗是因?yàn)槿说膯?wèn)題，而不是因?yàn)闆](méi)畫(huà)好PERT圖””。項(xiàng)目經(jīng)理可以執(zhí)行許多現(xiàn)實(shí)性檢查，幫助管理項(xiàng)目進(jìn)度的變更。
一些軟件技巧能幫助項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)控制進(jìn)度變更。
1．進(jìn)度的現(xiàn)實(shí)性檢查
項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該做的第一個(gè)現(xiàn)實(shí)性檢查是評(píng)審進(jìn)度草案，該草案通常包含在項(xiàng)目章程中。盡管進(jìn)度草案也許只包括一個(gè)項(xiàng)目開(kāi)始和結(jié)束日期，。但項(xiàng)目章程還是設(shè)定了項(xiàng)目的一些最初的進(jìn)度期望。下一步，項(xiàng)目經(jīng)理和她的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)準(zhǔn)備更加詳細(xì)的進(jìn)度并得到干系人的認(rèn)可。為了確定進(jìn)度表，需要所有的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、高層管理、客戶和其他的關(guān)鍵干系人的參與并承擔(dān)義務(wù)。有幾個(gè)專(zhuān)家已經(jīng)指出在IT項(xiàng)目中缺乏現(xiàn)實(shí)的進(jìn)度估算。一位知名和備受尊重的軟件開(kāi)發(fā)專(zhuān)家艾德·約頓(EdYourdon)描述因不現(xiàn)實(shí)的期望(尤其是滿足時(shí)間限制)，而從開(kāi)頭就注定失敗的項(xiàng)目為“死亡之旅”項(xiàng)目。許多嵌入式軟件連鎖系統(tǒng)的進(jìn)度是“由祈禱和抱有希望的愿望來(lái)支持的。”’屈服于高層管理或其他組織(例如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo))的壓力，決定項(xiàng)目的進(jìn)度完全是謊言。
混沌論的專(zhuān)家建議項(xiàng)目經(jīng)理必須考慮到組織的復(fù)雜行為，從而要安排附加的資源到項(xiàng)目中。類(lèi)似于高速路上如何防止交通堵塞，他們建議項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)資源使用時(shí)間表進(jìn)行計(jì)劃確保每個(gè)資源的利用時(shí)間不超過(guò)75％。‘所以，設(shè)定一個(gè)現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目進(jìn)度，允許在全項(xiàng)目生命周期PLM中出現(xiàn)異常是非常重要的。
另一類(lèi)現(xiàn)實(shí)性檢查是與干系人的進(jìn)展會(huì)議。項(xiàng)目經(jīng)理有責(zé)任保證項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行，保持與關(guān)鍵的干系人的溝通，通常通過(guò)高層次的定期評(píng)審來(lái)實(shí)現(xiàn)。經(jīng)理們希望看到每個(gè)月項(xiàng)目的大致進(jìn)展。項(xiàng)目經(jīng)理通常畫(huà)出跟蹤甘特圖來(lái)解釋關(guān)鍵可交付成果和活動(dòng)，并以此說(shuō)明進(jìn)度。項(xiàng)目經(jīng)理需要理解進(jìn)度，包括活動(dòng)是否正常執(zhí)行及原因，同時(shí)采取積極主動(dòng)的方法來(lái)滿足干系人的需求。驗(yàn)證進(jìn)度進(jìn)展也是很重要的。一個(gè)項(xiàng)目成員說(shuō)他按時(shí)完成了一項(xiàng)任務(wù)，而事實(shí)并不一定是那樣。項(xiàng)目經(jīng)理必須審核實(shí)際的工作，與團(tuán)隊(duì)成員保持一個(gè)良好的關(guān)系；以保證工作按計(jì)劃完成，如果需要?jiǎng)t報(bào)告變更。
高層管理討厭驚訝，所以項(xiàng)目經(jīng)理在匯報(bào)項(xiàng)目狀態(tài)的時(shí)候要清晰和誠(chéng)實(shí)。絕不能項(xiàng)目經(jīng)理說(shuō)項(xiàng)目進(jìn)展很好，而實(shí)際上卻碰到了嚴(yán)重的問(wèn)題。當(dāng)發(fā)生了可能影響項(xiàng)目進(jìn)度的嚴(yán)重沖突的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理必須通知高層管理并和他們一起來(lái)解決沖突。
2．與人合作的問(wèn)題
在許多人參與的活動(dòng)中，通常技術(shù)問(wèn)題不是最困難的，而是人的問(wèn)題。創(chuàng)建一個(gè)好的網(wǎng)絡(luò)圖和詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度是項(xiàng)目經(jīng)理的杰出技能，但是好的項(xiàng)目經(jīng)理意識(shí)到他們的主要工作是領(lǐng)導(dǎo)在項(xiàng)目中的人。根據(jù)項(xiàng)目的大小，許多項(xiàng)目經(jīng)理需要有一個(gè)或者多個(gè)人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)來(lái)自許多其他人的輸入，創(chuàng)建和更新項(xiàng)目進(jìn)度。從項(xiàng)目進(jìn)度的細(xì)節(jié)脫身使得項(xiàng)目經(jīng)理掌握大局和領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)項(xiàng)目，從而保證項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行。以下幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)技巧能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理控制進(jìn)度的變更：
●賦權(quán)
●激勵(lì)
●紀(jì)律
●談判
項(xiàng)目經(jīng)理把權(quán)利下放給項(xiàng)目組成員，讓他們對(duì)活動(dòng)負(fù)責(zé)，這一點(diǎn)是很重要的。讓團(tuán)隊(duì)成員幫助創(chuàng)建詳細(xì)的進(jìn)度并提供及時(shí)的狀態(tài)信息，促使他們對(duì)其活動(dòng)負(fù)責(zé)。這樣，他們應(yīng)該更加忠于項(xiàng)目。
項(xiàng)目經(jīng)理也能夠使用經(jīng)濟(jì)和其他的激勵(lì)來(lái)鼓勵(lì)人們滿足進(jìn)度期望。反之，有時(shí)使用強(qiáng)制的方法或者負(fù)面的激勵(lì)來(lái)防止人們錯(cuò)過(guò)最終期限是有效的。例如，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于晚提交周時(shí)間表的人每次罰款25美分。她發(fā)現(xiàn)在實(shí)施了這個(gè)簡(jiǎn)單的策略后，晚提交的人大大減少了。
項(xiàng)目經(jīng)理也必須使用紀(jì)律來(lái)控制項(xiàng)目進(jìn)度。一些IT項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)對(duì)于關(guān)鍵的項(xiàng)目里程碑設(shè)定嚴(yán)格的日期，能夠使得進(jìn)度的變更最小。在IT項(xiàng)目中很容易產(chǎn)生范圍蔓延。堅(jiān)持滿足重要的進(jìn)度日期，預(yù)先完成合適的計(jì)劃和分析幫助每個(gè)人關(guān)注項(xiàng)目中最重要的部分。紀(jì)律導(dǎo)致滿足項(xiàng)目進(jìn)度。
項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)成員同樣需要具有好的談判技巧。客戶和管理層通常施加壓力要縮短項(xiàng)目進(jìn)程。一些人將IT項(xiàng)目進(jìn)度逾期歸咎于糟糕的估算，但是另外一些人則說(shuō)真正的問(wèn)題是軟件開(kāi)發(fā)人員和其他IT專(zhuān)業(yè)人員保護(hù)自己進(jìn)度估算的能力太差勁。與一般人不同，多數(shù)的IT專(zhuān)家性格內(nèi)向，當(dāng)市場(chǎng)、銷(xiāo)售或者高層管理等性格外向的人告訴他們要縮短進(jìn)度估算的時(shí)候，他們不能堅(jiān)持己見(jiàn)。許多IT專(zhuān)家比要求縮短進(jìn)度的干系人要年輕，使得他們難于質(zhì)疑高級(jí)成員的意見(jiàn)。因此，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員來(lái)說(shuō)，重要的是保護(hù)自己的估算，并學(xué)會(huì)與要求苛刻的干系人談判。
使用軟件輔助項(xiàng)目時(shí)間管理thldl.org.cn
幾種類(lèi)型的軟件可以用來(lái)輔助項(xiàng)目時(shí)間管理。促進(jìn)通信的軟件幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目干系人來(lái)交換與進(jìn)度相關(guān)的信息。決策支持模型能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理分析與進(jìn)度問(wèn)題相關(guān)的平衡關(guān)系。然而，項(xiàng)目管理軟件，如微軟Project 2003，是專(zhuān)門(mén)用來(lái)執(zhí)行項(xiàng)目管理任務(wù)的。你可以使用項(xiàng)目供應(yīng)鏈管理軟件來(lái)畫(huà)出網(wǎng)絡(luò)圖、決定項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑、創(chuàng)建甘特圖以及報(bào)告，查看和過(guò)濾特定的項(xiàng)目時(shí)間管理信息。
許多項(xiàng)目中成百上千的任務(wù)之間有著復(fù)雜的依賴(lài)關(guān)系。在輸入了必要的信息之后，項(xiàng)目管理軟件能夠自動(dòng)產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)圖和計(jì)算項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑。在網(wǎng)絡(luò)圖中，關(guān)鍵路徑高亮為紅色。項(xiàng)目管理軟件還計(jì)算所有活動(dòng)的自由和總浮動(dòng)時(shí)間或時(shí)差。例如，使用項(xiàng)目管理軟件可以避免煩瑣的手工計(jì)算，隨著活動(dòng)的工期估算或者依賴(lài)改變能夠進(jìn)行“如果……那么”分析。回憶一下，如果知道了哪些活動(dòng)有最長(zhǎng)的時(shí)差那么項(xiàng)目經(jīng)理有機(jī)會(huì)重新分配資源或者做其他的變更以壓縮進(jìn)度，或者幫助項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行。
Project 2003能夠很容易地創(chuàng)建甘特圖和跟蹤甘特圖，這使得跟蹤實(shí)際的進(jìn)度性能相對(duì)于跟蹤計(jì)劃或者基線進(jìn)度更加容易。然而，重要的是及時(shí)地輸入實(shí)際的進(jìn)度信息以利用跟蹤甘特圖的特征。一些組織使用電子郵件或者其他的通信軟件來(lái)發(fā)送最新的任務(wù)和進(jìn)度信息給負(fù)責(zé)更新進(jìn)度的人。她能夠很快地批準(zhǔn)這些更新，然后直接輸入到項(xiàng)目管理軟件中。這個(gè)過(guò)程以甘特圖的形式提供精確的和最新的項(xiàng)目進(jìn)度。
Project2003同樣包括許多內(nèi)置的報(bào)告、視圖和篩選器來(lái)幫助項(xiàng)目的時(shí)間管理。例如，項(xiàng)目經(jīng)理能夠很快給出一個(gè)報(bào)告快速列出所有將要開(kāi)始的任務(wù)。他／她能夠發(fā)送提醒給這些任務(wù)的責(zé)任人。如果項(xiàng)目經(jīng)理要提供項(xiàng)目進(jìn)度信息給高層管理，他／她可以創(chuàng)建只包括任務(wù)或者里程碑的匯總信息的甘特圖。你還可以創(chuàng)建特定的報(bào)告、視圖、表格和過(guò)濾器。你將在附錄A中學(xué)到Project2003的項(xiàng)目時(shí)間管理方面的特色。
許多人錯(cuò)誤地使用了項(xiàng)目管理軟件，因?yàn)樗麄儾焕斫庠趧?chuàng)建網(wǎng)絡(luò)圖、決定關(guān)鍵路徑或者設(shè)定進(jìn)度基線背后的概念。他們也許過(guò)分依賴(lài)樣例文件或者模板來(lái)開(kāi)發(fā)自己的項(xiàng)目進(jìn)度。理解基本的概念(甚至能夠利用工具手動(dòng)來(lái)做)對(duì)于成功的使用項(xiàng)目管理軟件是至關(guān)重要的，就像要理解項(xiàng)目的特定需求一樣。許多高層管理者，包括軟件專(zhuān)家在使用微軟Project和類(lèi)似工具的不同版本的時(shí)候，犯了很明顯的錯(cuò)誤。例如，一個(gè)高層管理者不知道建立項(xiàng)目活動(dòng)之間的依賴(lài)，而是為幾百個(gè)活動(dòng)逐一輸入開(kāi)始和結(jié)束日期。當(dāng)被問(wèn)到如果項(xiàng)目推遲一兩星期開(kāi)始該怎么辦，她說(shuō)將不得不重新輸入所有的日期。
這個(gè)管理者不理解在任務(wù)之間建立關(guān)系的重要性。通過(guò)建立任務(wù)之間的關(guān)系，在輸入變更的時(shí)候，使用軟件能夠自動(dòng)更新公式。如果項(xiàng)目的開(kāi)始時(shí)間滯后了一周，只要它們沒(méi)改變軟件中的編碼，那么項(xiàng)目管理軟件將會(huì)自動(dòng)更新所有其他的日期。(Hard-coding指手動(dòng)輸入所有的活動(dòng)日期，而不是讓軟件根據(jù)工期和關(guān)系來(lái)計(jì)算。)如果一個(gè)活動(dòng)不能在另外一個(gè)活動(dòng)結(jié)束之前開(kāi)始，那么第一個(gè)活動(dòng)的實(shí)際開(kāi)始時(shí)間如果是兩天以后，那么后繼的活動(dòng)的開(kāi)始時(shí)間將自動(dòng)地移后兩天。為了實(shí)現(xiàn)這種類(lèi)型的功能，有關(guān)聯(lián)的任務(wù)必須在項(xiàng)目管理軟件中建立其關(guān)系。
另一個(gè)大型IT項(xiàng)目的高層管理者不了解的是在微軟Project中設(shè)定基線。他幾乎每周都要花一天的時(shí)間從微軟Project中復(fù)制和粘貼信息到電子商務(wù)數(shù)據(jù)表中，使用復(fù)雜的“IF'’語(yǔ)句來(lái)找出哪些活動(dòng)滯后于計(jì)劃。他沒(méi)有接受過(guò)任何關(guān)于微軟Project的培訓(xùn)，不了解微軟Project的很多功能。為了有效地使用軟件，用戶必須在軟件方面接受充分的培訓(xùn)和對(duì)于基本概念的理解。
許多項(xiàng)目管理軟件也包含一些模板或者樣例文件。不用特定的項(xiàng)目需求就可以容易地使用這些文件。例如，軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)使用Project 2003軟件開(kāi)發(fā)模板文件，它們包含過(guò)去所作的類(lèi)似項(xiàng)目的信息的文件，或者從其他公司購(gòu)買(mǎi)的樣例文件。所有這些文件包含建議的任務(wù)、工期和關(guān)系。使用模板或者樣例文件有很多好處，例如如果項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有管理某種類(lèi)型的項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，那么就可以使用這些文件來(lái)減少準(zhǔn)備時(shí)間和進(jìn)行現(xiàn)實(shí)性檢查。然而，這種方法也有缺陷。在模板文件中的許多假定也許無(wú)法應(yīng)用到項(xiàng)目中，例如設(shè)計(jì)階段要三個(gè)月來(lái)完成，或者特定類(lèi)型的測(cè)試的性能等。項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)可能會(huì)過(guò)于依賴(lài)模板或者樣例文件，同時(shí)忽視對(duì)特定項(xiàng)目的考慮。