項(xiàng)目采購(gòu)管理
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項(xiàng)目采購(gòu)管理包括從執(zhí)行組織之外獲取貨物和服務(wù)的過(guò)程（process）。為了簡(jiǎn)便起見(jiàn)，貨物和服務(wù)統(tǒng)稱為"產(chǎn)品"。圖12-1描述了解下幾個(gè)主要過(guò)程的綱要。
12．1采購(gòu)計(jì)劃（procurement planning）--決定采購(gòu)什么，何時(shí)采購(gòu)
12．2詢價(jià)計(jì)劃(solicitation planning)--以文件記錄所需的產(chǎn)品以及確認(rèn)潛在的渠道。
12．3詢價(jià)(solicitation)--取得報(bào)價(jià)單（quotations）、標(biāo)書(bids)、要約(offers)或訂約提議(proposals)。
12．4渠道選擇(source selection)--從潛在的賣主中作出選擇。
12．5合同管理(contract administration)--管理與賣主的關(guān)系。
12．6合同收尾(contract close-out)--合同的執(zhí)行和清算，包括賒銷的清償。
這些過(guò)程之間以及與其他領(lǐng)域的過(guò)程之間相互作用。如果項(xiàng)目需要，每一過(guò)程可以由個(gè)人、多人或團(tuán)體來(lái)完成。雖然在這里列舉的過(guò)程是分立的階段并具有明確定義的分界面，事實(shí)上他們是互相交織、互相作用的。過(guò)程的相互作用在第3章
項(xiàng)目管理過(guò)程詳細(xì)地闡述。
在賣方和買方的關(guān)系中，項(xiàng)目采購(gòu)管理是以買主的角度討論的。賣方和買方關(guān)系可能存在于一個(gè)項(xiàng)目的很多階段，在不同的階段賣方可能被稱之為合同方，賣方和供應(yīng)方。
在以下情況下賣方通常用一個(gè)項(xiàng)目來(lái)管理他們的工作：
買方成為一個(gè)客戶因而是賣方的主要項(xiàng)目涉及人(stakeholder)；
賣方的項(xiàng)目管理小組必須注意項(xiàng)目管理的所有過(guò)程，并不僅僅局限于采購(gòu)這一范圍；
合同的條款與條件成為許多賣方流程的關(guān)鍵輸入。實(shí)際上合同就可能包括了這樣的輸入（例如主要的工作項(xiàng)目交付物(deliverables)，主要的里程碑事件(milestones)，成本目標(biāo)）或者將限制項(xiàng)目小組的選擇（例如，在設(shè)計(jì)項(xiàng)目時(shí)往往需要買方批準(zhǔn)人員配備）。
本章假定對(duì)執(zhí)行組織(performing organization)來(lái)說(shuō)，賣方是個(gè)外部因素。然而大多數(shù)討論也適用于執(zhí)行組織其他單位的正式協(xié)定(formal agreement)，當(dāng)涉及非正式協(xié)定(informal agreement)時(shí)，在項(xiàng)目
人力資源管理（第9章）和溝通管理（第十章）也都可能適用。
12．1采購(gòu)計(jì)劃(procurement planning)
采購(gòu)計(jì)劃是確定哪一項(xiàng)目需求可通過(guò)采購(gòu)項(xiàng)目組織之外的商品和勞務(wù)來(lái)滿足的過(guò)程，包括是否采購(gòu)，怎樣采購(gòu)，采購(gòu)什么，采購(gòu)多少什么時(shí)候采購(gòu)等過(guò)程。
當(dāng)項(xiàng)目需要執(zhí)行組織之外的商品和勞務(wù)時(shí)，對(duì)每一產(chǎn)品和勞務(wù)都將執(zhí)行一次詢價(jià)計(jì)劃流程。簽訂合同和采購(gòu)時(shí)，項(xiàng)目管理小組將尋求專家們的支持。
當(dāng)項(xiàng)目不需從外界獲取產(chǎn)品和服務(wù)時(shí)，詢價(jià)計(jì)劃流程就不必要執(zhí)行。這種情形一般出現(xiàn)在研究開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，因?yàn)閳?zhí)行組織不愿同別人分享項(xiàng)目技術(shù)；或者發(fā)現(xiàn)和管理外部資源所花的成本可能超過(guò)潛在收入的許多小規(guī)模室內(nèi)項(xiàng)目(in-house project)。
采購(gòu)管理也包括潛在子合同因素（consideration of potential subcontract），特別是買方希望對(duì)子合同簽訂決策施加影響的時(shí)候。
12．1．1采購(gòu)計(jì)劃的輸入(inputs to procurement planning)
1. 輸出包括基本成本(preliminary cost)和進(jìn)度估計(jì)(schedule estimates)，質(zhì)量管理計(jì)劃(quality management plans)，現(xiàn)金流量計(jì)劃(cash flow projections)，工作分層結(jié)構(gòu)(the work breakdown structure)，確認(rèn)的風(fēng)險(xiǎn)(identified risks)和計(jì)劃人員配置(planed staffing)。
2. 制約因素（constraints）。制約因素是限制買方選擇的因素，大多數(shù)項(xiàng)目最通常的制約因素手頭的資
假設(shè)因素(assumptions)。假設(shè)因素是被認(rèn)為是真實(shí)的確定的因素。
12．1．2采購(gòu)計(jì)劃的工具和方法（tools and techniques for procurement planning）
1. 自制和外購(gòu)分析(make-or-buy analysis)。此法可用來(lái)分析某種產(chǎn)品由執(zhí)行組織生產(chǎn)是否成本更低，這是很普通的管理工具。自制或是外購(gòu)分析都包括間接成本和直接成本。例如，在外購(gòu)分析時(shí)，應(yīng)包括采購(gòu)產(chǎn)品的成本和管理購(gòu)買過(guò)程的間接費(fèi)用。自制和外購(gòu)分析必須反映執(zhí)行組織的觀點(diǎn)和項(xiàng)目的直接需求。例如，采購(gòu)一項(xiàng)資本性支出項(xiàng)目（capital item）（從建筑吊車到個(gè)人電腦的任何項(xiàng)目）與租賃此一項(xiàng)目相比較，在成本上一般是不合算的，然而如執(zhí)行組織對(duì)某一項(xiàng)目有持續(xù)需求，那么結(jié)入項(xiàng)目的購(gòu)貨成本可能比租賃來(lái)的低。
2. 專家意見(jiàn)（expert judgement）。在采購(gòu)計(jì)劃的工具和方法中，往往需要專家意見(jiàn)來(lái)評(píng)估管理輸入。這種專家意見(jiàn)可由具有專門知識(shí)，來(lái)自于多種渠道的團(tuán)體和個(gè)人提供。包括：
執(zhí)行組織中的其他單位
顧問(wèn)
專業(yè)技術(shù)團(tuán)體(professional and technical associations)
實(shí)業(yè)集團(tuán)(industry groups)
3. 合同類型選擇（contract type selection）不同類型的采購(gòu)應(yīng)采用適合其特點(diǎn)的合同。合同一般分成三大類：
固定價(jià)格合同(fixed price or lump sum contracts)。這類合同對(duì)一個(gè)明確定義的產(chǎn)品采用一個(gè)固定總價(jià)格，如果該產(chǎn)品沒(méi)有明確定義，賣方和買方都會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)--買方可能得不到想要的產(chǎn)品，賣方為了提供產(chǎn)品可能花費(fèi)額外的成本。固定價(jià)格合同也包括對(duì)達(dá)到或超過(guò)既定項(xiàng)目目標(biāo)（例如進(jìn)度目標(biāo)等）的獎(jiǎng)勵(lì)。
成本補(bǔ)償合同（cost reimbursement contracts）。這類合同包括支付給賣方實(shí)際成本(actual cost)。成本分為直接成本和間接成本。直接成本指工程項(xiàng)目單獨(dú)花費(fèi)的成本（例如，全職員工的薪水）。間接成本指由執(zhí)行組織計(jì)劃歸項(xiàng)目的管理費(fèi)用（例如，公司董事的薪水）。間接成本一般按直接成本的一定百分比計(jì)算。成本補(bǔ)償合同也常常包括對(duì)達(dá)到或超過(guò)既定的項(xiàng)目目標(biāo)（例如進(jìn)度目標(biāo)等）的獎(jiǎng)勵(lì)。
單價(jià)合同（unit price contracts）--賣方按預(yù)先設(shè)定的單價(jià)支付一定金額（例如，1小時(shí)70美元的專業(yè)勞務(wù)或者一立方碼土石方1.08美元），合同的總金額是完成項(xiàng)目的工作量的函數(shù)。
12．1．3 采購(gòu)計(jì)劃的輸出(outputs from procurement planning)
1. 采購(gòu)管理計(jì)劃(procurement management plan)。采購(gòu)管理計(jì)劃應(yīng)規(guī)定剩余的采購(gòu)過(guò)程將怎樣被管理。例如：
采用什么類型的合同？
如果采用獨(dú)立估計(jì)（independent estimates）作為評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，由誰(shuí)準(zhǔn)備？什么時(shí)候準(zhǔn)備？
如果需要標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)單證(standardized procurement documents)，在哪里可找到？
怎樣管理多家供應(yīng)商？
采購(gòu)如何同項(xiàng)目的其他部分協(xié)調(diào)，例如進(jìn)度和執(zhí)行報(bào)告？
一個(gè)采購(gòu)管理計(jì)劃可以是正式的或非正式的，詳細(xì)的或框架性的，具體采用什么形式要根據(jù)項(xiàng)目的需要。采購(gòu)管理計(jì)劃在整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃（見(jiàn)4.1項(xiàng)目計(jì)劃規(guī)劃）中是一個(gè)輔助因素。
2. 工作明細(xì)表（statement of work）。工作明細(xì)表足夠詳細(xì)地規(guī)定了采購(gòu)項(xiàng)目，以便未來(lái)的賣方?jīng)Q定他們是否有能力提供這些項(xiàng)目。"足夠詳細(xì)"（sufficient detail）會(huì)因項(xiàng)目的性質(zhì)，買方需求，預(yù)期的合同的格式的不同而不同。
某些不同的領(lǐng)域認(rèn)可不同類型的工作明細(xì)表。例如，在一些政府的轄區(qū)(government jurisdictions)，工作明細(xì)表是明確指定產(chǎn)品和勞務(wù)的采購(gòu)項(xiàng)目，而必須品明細(xì)表（statement of requirements）是指作為問(wèn)題需解決的采購(gòu)項(xiàng)目。
在采購(gòu)流程中，工作明細(xì)表可能需要修訂，例如一個(gè)潛在的賣主可能建議一個(gè)更有效的解決方案或者成本更低的產(chǎn)品。每一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目都需要一個(gè)獨(dú)立的工作明細(xì)表，然而多項(xiàng)產(chǎn)品和勞務(wù)可能用一個(gè)工作明細(xì)表集成一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目。
工作明細(xì)表應(yīng)盡可能的清楚、完整和簡(jiǎn)潔。它應(yīng)包括任何所必須的附帶勞務(wù)描述，例如執(zhí)行報(bào)告或前項(xiàng)目（post-project）對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目(procured item)的操作支持(operational support)，在一些應(yīng)用領(lǐng)域需具備工作明細(xì)表的特定的內(nèi)容和格式。
12．2 詢價(jià)計(jì)劃（solicitation planning）
詢價(jià)計(jì)劃包括準(zhǔn)備詢價(jià)中所需的單證文件（documents）
12．2．1 詢價(jià)計(jì)劃輸入(input to solicitation planning)
1. 采購(gòu)管理計(jì)劃。采購(gòu)管理計(jì)劃在12.1.3.1部分討論
2. 工作明細(xì)表（在12.1.3.2討論）
3 其他計(jì)劃輸出。其他計(jì)劃輸出（參見(jiàn)12.1.1.5），當(dāng)它們被考慮為采購(gòu)計(jì)劃的一部分時(shí)，它們有可能被修改，當(dāng)它們被認(rèn)為是詢價(jià)的一部分時(shí)，也可能再被修改。特別指出，詢價(jià)計(jì)劃應(yīng)與項(xiàng)目進(jìn)度十分協(xié)調(diào)。
12．2．2 詢價(jià)計(jì)劃的工具和方法(tools and techniques for solicitation planning)
1． 標(biāo)準(zhǔn)表格（standard forms）。標(biāo)準(zhǔn)表格可包括標(biāo)準(zhǔn)合同(standard contracts)、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)項(xiàng)目說(shuō)明(standard descriptions of procurement items)、全部或部分標(biāo)準(zhǔn)投標(biāo)文件(standardized versions of all or part of the needed bid documents)（見(jiàn)12.2.3.1）。進(jìn)行大量采購(gòu)的組織應(yīng)使大部分單證文件標(biāo)準(zhǔn)化。
2． 專家意見(jiàn)。專家意見(jiàn)在12.1.2.2部分討論。
12．2．3 詢價(jià)計(jì)劃的輸出（outputs from solicitation planning）
1． 采購(gòu)單證文件（procurement documents）。采購(gòu)單證文件被用來(lái)引誘潛在的賣方提出建議（proposals）。術(shù)語(yǔ)"標(biāo)書"（bid）和"報(bào)價(jià)單"(quotation)一般用在渠道選擇采用價(jià)格導(dǎo)向(price-driven)時(shí)候（如商業(yè)采購(gòu)）。至于術(shù)語(yǔ)"意見(jiàn)"（proposal）一般用在技術(shù)或方法（technical skill or approach）等非資金因素(non-financial consideration)最重要的時(shí)候（如購(gòu)買專業(yè)服務(wù)）。然而這些術(shù)語(yǔ)經(jīng)常在使用中互換，因而不要想當(dāng)然的認(rèn)為術(shù)語(yǔ)按其暗含的意思使用。不同采購(gòu)單證文件的通用名稱包括：投標(biāo)邀請(qǐng)函（invitation for bid）、意見(jiàn)請(qǐng)求書（request for proposal）、報(bào)價(jià)單請(qǐng)求書（request for quotation）、磋商邀請(qǐng)函（invitation for negotiation）和合同方回函（contractor initial response）等。
采購(gòu)單證文件應(yīng)使用合理的結(jié)構(gòu)，這樣做能促進(jìn)從賣方得到明確和完整的答復(fù)。采購(gòu)單證文件應(yīng)包括相關(guān)的工作明細(xì)表，對(duì)賣方答復(fù)形式的規(guī)定和必要的合同條款（例如格式合同，不得泄露商業(yè)秘密條款）。
采購(gòu)單證文件部分或全部?jī)?nèi)容的結(jié)構(gòu)要符合法令，特別是政府機(jī)構(gòu)的合同。采購(gòu)單證文件應(yīng)要有足夠的嚴(yán)謹(jǐn)以確保賣方的答復(fù)準(zhǔn)確完整。但也要有一定夠的彈性從而允許賣方提出滿足需求的更好的建議。
2． 評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（evaluation of criteria）。評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)用以給建議評(píng)價(jià)和打分。標(biāo)準(zhǔn)可是主觀的（例如，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具有項(xiàng)目管理專業(yè)證書）或客觀的（例如項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具有管理相似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)）評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)往往是采購(gòu)單證文件的一部分。
如果采購(gòu)項(xiàng)目已經(jīng)存在于一些可接受的渠道中，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)可限于采購(gòu)價(jià)格（采購(gòu)價(jià)格包括采購(gòu)項(xiàng)目的成本和采購(gòu)費(fèi)用）。如采購(gòu)項(xiàng)目還不存在，那么應(yīng)制定其他標(biāo)準(zhǔn)以形成一個(gè)完整的評(píng)價(jià)制度。例如：
對(duì)需求的理解--可由賣方建議看出。
總周期成本或生命周期成本（overall or life cycle cost）--選出的賣方是否能生產(chǎn)出最低成本（
采購(gòu)成本加上經(jīng)營(yíng)成本）？
技術(shù)水平(technical capability)--賣方是否具有，或是否有理由相信賣方得獲得需要的技術(shù)和知識(shí)？
管理方式(management approach)--賣方擁有，或有理由相信賣方擁有一套確保項(xiàng)目成功的管理程序？
資金(financial capacity)--賣方是否擁有，或是否有理由相信賣方獲得所需資金。
3． 工作明細(xì)表的修訂(statement of work updates)。工作明細(xì)表在12.1.3.2部分討論。一份或多份工作明細(xì)表的修訂應(yīng)在詢價(jià)計(jì)劃期間確定。
12．3 詢價(jià)（solicitation）
詢價(jià)包括向賣方獲取如何滿足項(xiàng)目要求的信息。此過(guò)程的工作大多數(shù)由賣方做，因而對(duì)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)沒(méi)有花費(fèi)。
12．3．1 詢價(jià)的輸入（inputs to solicitation）
1． 采購(gòu)單證文件。采購(gòu)單證文件在12.2.3.1部分討論。
2． 合格賣方名單（qualified seller lists）。一些組織都維持一個(gè)賣方信息名單和文件。這些名單一般都有賣方的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和其他特點(diǎn)。
如果這樣名單不存在，項(xiàng)目小組就必須開(kāi)拓自己的渠道。可從圖書館目錄、相關(guān)的區(qū)域協(xié)會(huì)，商業(yè)目錄和其他類似的渠道獲得通用的信息資料。要獲得特定渠道的詳細(xì)信息就要付出更多的努力，例如網(wǎng)站訪問(wèn)和與前客戶通訊聯(lián)系。
采購(gòu)單證要文件發(fā)送給全部或一部分潛在的賣方。
12．3．2 詢價(jià)的工具和方法(tools and techniques for solicitation)
1． 投標(biāo)者會(huì)議（bidders conferences）。投標(biāo)者會(huì)議指在提出建議前（proposal）與潛在賣方的碰頭會(huì),投標(biāo)者會(huì)議來(lái)確保所有潛在賣方對(duì)采購(gòu)有一個(gè)清晰、共同的理解（技術(shù)要求，合同要求等）。對(duì)問(wèn)題的答復(fù)有可能作為修訂條款包含到采購(gòu)單證文件里去。
2． 廣告。現(xiàn)有的潛在賣方名單常常通過(guò)在普通出版物如報(bào)紙或?qū)ｉT出版物如專業(yè)刊物上作廣告而得到擴(kuò)充。在一些國(guó)家（government jurisdictions）某些類型的采購(gòu)項(xiàng)目要求公開(kāi)向大眾做廣告(public advertising)，在大多數(shù)國(guó)家要求政府合同下的子合同公開(kāi)向大眾做廣告(public advertising of subcontracts on a government contract)。
12．3．3 詢價(jià)的輸出(output from solicitation)
1． 建議書（proposals）。建議書是賣方準(zhǔn)備的文件，說(shuō)明賣方提供所需產(chǎn)品的能力和意愿。建議書應(yīng)該同相關(guān)的采購(gòu)單證文件一致。
12．4 渠道選擇（source selection）
渠道選擇包括標(biāo)書或建議書的接收和使用評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇。這個(gè)過(guò)程很少直線前進(jìn)。
價(jià)格也許是主要決定因素。但是如果賣方不能及時(shí)應(yīng)貸，最低的價(jià)格也許不是最低的成本。
建議書可分成技術(shù)（方案）部分和商業(yè)（價(jià)格）部分。各部分應(yīng)獨(dú)立評(píng)估。
對(duì)關(guān)鍵性產(chǎn)品應(yīng)采用多渠道。
下面介紹的工具和方法可單獨(dú)使用或合并使用，例如加權(quán)分析法（Weighting system）可用在：
選擇出一個(gè)渠道簽定格式合同。
對(duì)所有建議排序以確定磋商次序。
對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目，這一過(guò)程可能要重復(fù)幾次。合格賣方的名單將根據(jù)初步的建議作出選擇，然后，更詳細(xì)的評(píng)估根據(jù)更詳細(xì)和全面的建議而開(kāi)展。
12．4．1 渠道選擇的輸入（inputs to souse selection）
1． 建議書(proposals)，建議書在12.3.3.1部分討論。
2． 評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)(evaluation criteria)。評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)在12.2.3.2.部分討論。
3． 組織政策(organizational policies)。管理項(xiàng)目的組織都有正式和非正式和政策，該政策可能影響對(duì)建議的評(píng)估。
12．4．2 渠道選擇的工具和方法(tools and techniques for source selection)
1． 合同磋商(contract negotiation)。合同磋商是合同簽訂前的步驟，包括對(duì)合同結(jié)構(gòu)和要求的澄清和合意(clarification and mutual agreement)。最終的合同文本應(yīng)反映所有已達(dá)成的合意。合同的內(nèi)容涵蓋（但不局限于）責(zé)任和權(quán)利，適用的條款和法律，技術(shù)和商業(yè)管理方案，合同融資以及價(jià)格。
對(duì)于復(fù)雜的采購(gòu)條款，合同磋商應(yīng)是一個(gè)獨(dú)立的過(guò)程，該過(guò)程有自己的輸入（例如一個(gè)問(wèn)題或公開(kāi)項(xiàng)目表）和輸出（例如備忘錄）。
合同磋商是稱為為"磋商"的通用管理技巧的一個(gè)特例。磋商工具技巧和方式在通用管理類書籍里被廣泛討論，并可以應(yīng)用到合同磋商過(guò)程。
2． 加權(quán)法（weighting system）。加權(quán)法是對(duì)定性數(shù)據(jù)的定量分析，以使盡量減小渠道選擇中的人為偏見(jiàn)影響。方法包括：
（1） 給每一評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定一權(quán)重，
（2） 按每一標(biāo)準(zhǔn)為賣方打分，
（3） 權(quán)重和分?jǐn)?shù)之積，
（4） 把所有的乘積求和得到一個(gè)總分?jǐn)?shù)。
3． 篩選法(screening system)。篩選法包括為一個(gè)或幾個(gè)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)確定最低要求。
4． 獨(dú)立評(píng)估(independent estimates)。對(duì)很多采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)組織要自己評(píng)估價(jià)格。如果評(píng)估有明顯的差別可能意味著工作明細(xì)表不充分，也可能意味著賣方誤解或者沒(méi)能完全答復(fù)工作明細(xì)表。
獨(dú)立估計(jì)常被稱為"應(yīng)該花費(fèi)"估計(jì)（"should cost" estimates）
12．4．3 渠道選擇輸出(outputs from source selection)
1. 合同（contracts）。合同是有約束力的合意。賣方有提供指定商品的義務(wù)，賣方有支付價(jià)款的義務(wù)。合同是可由法庭救濟(jì)的法律關(guān)系。合同可以簡(jiǎn)單或復(fù)雜，常常（并不總是）由產(chǎn)品的簡(jiǎn)單或復(fù)雜決定。在眾多名稱中，合同也稱為協(xié)議(an agreement)、子合同(a subcontract)、采購(gòu)單(a purchase order)、備忘錄(a memorandum of understanding)。大多數(shù)組織有成文的政策和程序，規(guī)定由誰(shuí)代表組織簽訂合同。
雖然所有項(xiàng)目文件都按照審查（review）和批準(zhǔn)(approval)的形式，但是合同的法律約束性本質(zhì)通常意味著合同將采用更廣泛的批準(zhǔn)過(guò)程。在所有情況下，審查和批準(zhǔn)程序最注重的地方就是要確保合同文本定義的產(chǎn)品或勞務(wù)符合規(guī)定的要求。由公共部門（public agencies）執(zhí)行項(xiàng)目情況下，審查程序還包括公眾對(duì)合同的審查(public review of the agreement)。
12．5 合同管理(contract administration)
合同管理是確保賣方的執(zhí)行符合合同要求的過(guò)程。對(duì)于需要多個(gè)產(chǎn)品和勞務(wù)供應(yīng)商的大型項(xiàng)目，合同管理的主要方面就是管理不同供應(yīng)商的界面(interfaces)。執(zhí)行組織管理合同時(shí)要采取一系列行動(dòng)。合同關(guān)系的法律本質(zhì)性使得執(zhí)行組織在管理合同時(shí)必須準(zhǔn)確地理解行動(dòng)的法律內(nèi)涵。
合同管理包括對(duì)合同關(guān)系適用適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理程序并把這些過(guò)程的輸出統(tǒng)一到整個(gè)項(xiàng)目的管理中。當(dāng)涉及
多個(gè)賣方和多種產(chǎn)品的時(shí)候，在各個(gè)層次上，總是需要這種統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。
項(xiàng)目管理過(guò)程應(yīng)用在：
項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行（project plan execution），在4.2部分討論，在適當(dāng)時(shí)候授權(quán)合同方的工作。
執(zhí)行報(bào)告(performance reporting)，在10.3部分討論，監(jiān)控合同方的成本、進(jìn)度和技術(shù)績(jī)效（technical performance）。
質(zhì)量控制(quality control)，在8.3部分討論，檢驗(yàn)合同方的產(chǎn)品是否合格。
變更控制(change control)，在4.3部分討論，確保變更被正確地批準(zhǔn)，以及需要了解情況的人知曉變更的發(fā)生。
合同管理還包括資金管理部分（financial management component）。支付條款應(yīng)在合同中規(guī)定。支付條款中，價(jià)款的支付應(yīng)與取得的進(jìn)展聯(lián)系在一起。
12．5．1 合同管理的輸入（inputs to contract administration）
1． 合同(contract)。合同在 12.4.3.1中討論
2． 工作結(jié)果(work results)。賣方的工作結(jié)果--子項(xiàng)目(deliverables)是否完成，符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的程度，花費(fèi)的成本等--都作為項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行的一部分收集起來(lái)。（ 4.2部分對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行做了詳
細(xì)的討論）。
3． 變更請(qǐng)求（change requests）。變更請(qǐng)示包括對(duì)合同條款的修訂和對(duì)產(chǎn)品和勞務(wù)說(shuō)明的修訂。如果賣方工作不令人滿意，那么終止合同的決定也作為變更請(qǐng)求處理。賣方和項(xiàng)目管理小組不能就變更的補(bǔ)償達(dá)成一致的變更是爭(zhēng)議性變更(contested change )，稱之為權(quán)力主張(claim)、爭(zhēng)端（disputes）或訴訟(appeals)。
4． 賣方發(fā)票（seller invoices）。賣方應(yīng)不斷開(kāi)出發(fā)票要求清償已做的工作。開(kāi)具發(fā)票的要求，包括必要的文件資料附具（supporting documentation），通常在合同中加以規(guī)定。
12．5．2合同管理的工具和方法（tools and techniques for contract administration）
1． 合同變更控制系統(tǒng)（contract change control system）。合同變更控制系統(tǒng)定義可以變更合同的程序，包括書面工作(the paperwork)、跟蹤系統(tǒng)(tracking system)、爭(zhēng)端解決程序(dispute resolution procedures)和變更的批準(zhǔn)級(jí)別(approval levels)。合同變更控制系統(tǒng)應(yīng)被包括在總體的變更控制系統(tǒng)中（4.3部分討論總體的變更控制系統(tǒng)）。
2． 執(zhí)行報(bào)告（performance reporting）。執(zhí)行報(bào)告向管理方提供賣方是否有效地完成合同目標(biāo)的信息。合同執(zhí)行報(bào)告應(yīng)同整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行報(bào)告（見(jiàn)10.3）合并在一起。
3． 支付系統(tǒng)(payment system)。對(duì)賣方的支付通常由執(zhí)行組織的應(yīng)付賬款系統(tǒng)(accounts payable system)處理。對(duì)于有多種或復(fù)雜的采購(gòu)需求的大項(xiàng)目，項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立自己的支付系統(tǒng)。不管哪一種情況，支付系統(tǒng)都應(yīng)包括項(xiàng)目管理小組的適當(dāng)?shù)膶彶楹团鷾?zhǔn)過(guò)程。
12．5．3 合同管理的輸出（outputs from contract administration）
1． 信涵(correspondence)。合同條款和條件常常要求買方/賣方在某些方面的溝通以書面文件進(jìn)行。例如，對(duì)執(zhí)行令人不滿意的合同的警告，合同變更或條款的澄清。
2． 合同變更（contract changes）。合同變更（同意的或不同意的）是項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程的反饋。項(xiàng)目計(jì)劃和相關(guān)的文件應(yīng)做適當(dāng)?shù)母隆?/div>
3． 支付請(qǐng)求(payment requests)。支付請(qǐng)求假定項(xiàng)目采用外部支付系統(tǒng)，如項(xiàng)目有自己的支付系統(tǒng)，在這里的輸出為"支付"(payments)。
12．6 合同收尾（contract close-out）
合同收尾與行政總結(jié)(administrative closure)類似（10.4部分討論），因?yàn)楹贤瘴舶óa(chǎn)品核實(shí)（所有工作正確地令人滿意地完成了嗎？）和行政收尾（administrative close-out）（更新記錄以反映最終結(jié)果和將信息立卷以備將來(lái)使用）。合同條款也可能為合同收尾規(guī)定特定的程序。提前終止合同是合同收尾的特殊情形。
12．6．1合同收尾的輸入（inputs to contract close-out）
1. 合同文件資料(contract documentation)。合同文件資料包括（但不限于）合同本身以及支持進(jìn)度（supporting schedules），請(qǐng)來(lái)和批準(zhǔn)的合同變更，賣方發(fā)展的技術(shù)資料(seller-developed technical documents)，賣方執(zhí)行報(bào)告(seller performance reports)，金融證件（financial documents）（例如發(fā)票和支付記錄）和與合同有關(guān)的檢驗(yàn)結(jié)果。
12．6．2合同收尾的工具和方法(outputs from contract close-out)
1. 采購(gòu)審計(jì)(procurement audits)。采購(gòu)審計(jì)是從采購(gòu)計(jì)劃到合同管理的采購(gòu)過(guò)程的一種結(jié)構(gòu)性復(fù)查（structured review）。采購(gòu)審計(jì)的目標(biāo)是確認(rèn)成功和失敗，以確保向本工程其他采購(gòu)項(xiàng)目的轉(zhuǎn)移或向執(zhí)行組織內(nèi)的其他項(xiàng)目的轉(zhuǎn)移。
12．6．3合同收尾的輸出（outputs from contract close-out）
1. 合同文卷檔案（contract file）。應(yīng)準(zhǔn)備一完整的索引記錄設(shè)備(a complete set of indexed records)以容納最終項(xiàng)目記錄。
2. 正式接收和總結(jié)（formal acceptance and closure）。負(fù)責(zé)合同管理的個(gè)人或組織提供給賣方合同已完成的正式書面通知。正式接收和總結(jié)的要求常常在合同中規(guī)定。