企業(yè)規(guī)范化管理之會議管理
作者: 來源: 文字大小:[大][中][小]
一、會議的基本作用
會議的作用不外乎布置工作、總結經(jīng)驗、討論事項、分析問題、研究對策，一言以蔽之就是做出決策。
也就是說每次會議都有特定的主題，都有需要解決的問題，只要圍繞主題、集思廣益，達成問題解決的目的就行，這樣的會議才有意義。
二、會議的管理辦法
一個企業(yè)每年應該召開的會議其實是屈指可數(shù)的，固定會議除了企業(yè)的年度總結大會、半年總結會、月例會、周例會（班組有晨會或晚會）之外，其余的會議都是專題會議，或是非常規(guī)會議，也可以稱之為臨時會議。
企業(yè)必須建立會議管理制度或者是會議召開流程，對各類會議的主持人、參加人員、召開地點、會議召開時間長短、會議發(fā)言順序、會議成果（如會議紀要、會議簡報、會議決定等）做出清楚明確的界定，以確保會議召開的效率和效益。
對各種臨時會議實行申報審批制度，可以制訂《臨時會議申報審批表》，對會議召開的目的意義、參與人員、討論事項、解決問題、會議時間地點等事先做出規(guī)劃，事后進行跟蹤。讓會議主持人或召集人做到開會有目的、有計劃、有成效。
企業(yè)必須把握一個原則：可開可不開的會議堅決不開。
企業(yè)如果能將會議效率與績效考核掛鉤，那將是最有效的會議管理。
三、主持會議的技巧
會議成敗或作用大小與主持人關系極為密切，要想會議取得成效，主持人必須做好以下工作：
1、事先做好規(guī)劃，確定會議主題、討論重點、解決途徑、發(fā)言順序，并設計好自己的建議與具體措施，最好事先告知與會者會議的主題；
2、掌控會議進程，啟發(fā)與會者的參與性和創(chuàng)意思維，讓會議朝有利問題最終解決的方向發(fā)展；
3、及時機智打斷無關會議主題的提議和發(fā)言，保持會議主題不動搖；
4、在會議冷場時，要主動化解緊張局勢，避免陷入僵局；
5、在會議討論熱烈時，要善于引導，對建議性意見及時給予鼓勵；
6、注意眼觀六路、耳聽八方，對內向沉穩(wěn)者，主動給予發(fā)言機會，不使每一個出席者受冷落；
7、適時歸納總結，問題解決了，及時宣布散會。
8、對超時會議必須征得全體出席人員同意方可延時，否則宣布擇機另開。
9、會議紀要必須在會議結束后半個工作日內發(fā)放到與會者手中，最好用電腦記錄同步發(fā)放；
10、做好會議跟蹤，確保會議決定事項得到落實。
如果一個企業(yè)想從會海中解放，就必須對會議進行管理。