企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度
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近年來，因?yàn)椴少?gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制不得當(dāng)、不嚴(yán)密而產(chǎn)生貪污、受賄、浪費(fèi)的案例不勝枚舉，缺乏透明度的采購(gòu)過程，產(chǎn)生了“以權(quán)謀私，暗箱操作，弄虛作假，收受回扣，跑冒滴漏”等問題，導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)物品質(zhì)次價(jià)高，資金使用效益低下，故加強(qiáng)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，刻不容緩。
1 采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制的必要性
采購(gòu)，是指單位為了滿足物品（原材料、固定資產(chǎn)、辦公用品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）等需要進(jìn)行的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。在社會(huì)化大生產(chǎn)的環(huán)境下，任何單位要維持正常的生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)，都必須進(jìn)行采購(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，可以說，采購(gòu)是各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中最頻繁的、最常見的表現(xiàn)形式之一。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是實(shí)施企業(yè)內(nèi)部管理一個(gè)重要的組成部分。在采購(gòu)業(yè)務(wù)的過程中內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的目標(biāo)是：合理經(jīng)濟(jì)的進(jìn)行各種采購(gòu)業(yè)務(wù)；支付款項(xiàng)后獲得相應(yīng)的物品或勞務(wù)；合理揭示企業(yè)應(yīng)享有的折扣、折讓；及時(shí)支付款項(xiàng)，維護(hù)良好信譽(yù)。所以在采購(gòu)過程中恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，有利于減少疏忽、錯(cuò)誤及違法、違規(guī)行為，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。
2 采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的基本制度
為了充分發(fā)揮采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)， 應(yīng)針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，設(shè)計(jì)以下采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的基本制度。
2.1 不相容職務(wù)分離
在采購(gòu)業(yè)務(wù)中，需要適當(dāng)職務(wù)分離的有：
（1） 物品或勞務(wù)需要部門，不能同時(shí)擔(dān)任采購(gòu)職務(wù);
（2）付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù);
（3） 物品的采購(gòu)人不能同時(shí)擔(dān)任物品的驗(yàn)收工作;
（4） 物品的采購(gòu)、儲(chǔ)存和使用人不能同時(shí)擔(dān)任賬務(wù)的記錄工作;
（5） 接受各種物品或勞務(wù)的部門或主管人，適當(dāng)?shù)赝~簿記錄人分離;
（6） 審核付款人應(yīng)同付款人職務(wù)分離;
（7）記錄應(yīng)付賬款的人不能同時(shí)擔(dān)任付款業(yè)務(wù);
2.2 正確的授權(quán)審批
對(duì)于采購(gòu)循環(huán)，一般應(yīng)予以關(guān)注的控制審批要點(diǎn)包括：
（1） 企業(yè)的
生產(chǎn)計(jì)劃部門一般會(huì)根據(jù)顧客訂單或者對(duì)銷售預(yù)測(cè)和存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)；
（2） 企業(yè)對(duì)資本支出和租賃合同通常會(huì)特別授權(quán)，只容許特定人員提出請(qǐng)購(gòu)；
（3）
采購(gòu)合同的簽訂需經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批；
（4）采購(gòu)款項(xiàng)的支付應(yīng)經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批；
2.3 訂貨報(bào)價(jià)控制
訂貨報(bào)價(jià)是采購(gòu)業(yè)務(wù)中的核心，其中對(duì)供應(yīng)商的選擇又是保證所購(gòu)物品成本和質(zhì)量目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重中之重，控制措施有：
（1）定期審查供應(yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財(cái)務(wù)狀況等，為企業(yè)采購(gòu)決策提供可靠信息。
（2） 對(duì)所有潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況的可行性進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括：企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制探討設(shè)備、工藝能力、質(zhì)量記錄、運(yùn)輸記錄、勞動(dòng)力情況、成本結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)狀況、售后培訓(xùn)意向。
（3） 對(duì)于一般和重要物品或勞務(wù)采購(gòu)，應(yīng)建立由采購(gòu)、技術(shù)等部門參與的比質(zhì)比價(jià)體系，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)和售后服務(wù)等。
2.4充分的憑證和記錄
為實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)建立以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、驗(yàn)收、入庫單和結(jié)算憑證為載體的控制系統(tǒng)。
2.5 稽核和監(jiān)督評(píng)價(jià)
通過對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的事前分析與評(píng)價(jià)和事后稽核、檢查和監(jiān)督評(píng)價(jià)采購(gòu)業(yè)務(wù)的正確性、合理性起到把關(guān)、驗(yàn)收的作用。
3 采購(gòu)業(yè)務(wù)主要流程及其控制
采購(gòu)業(yè)務(wù)需要由供應(yīng)、采購(gòu)、驗(yàn)收、財(cái)會(huì)各部門共同協(xié)助完成。
為了充分發(fā)揮采購(gòu)與付款的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)與付款的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)，應(yīng)對(duì)企業(yè)主要的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程進(jìn)行具體的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。
3.1請(qǐng)購(gòu)
提出物品和勞務(wù)的需要是采 購(gòu)環(huán)節(jié)的開始，企業(yè)可以根據(jù)不同的需要制定不同的請(qǐng)購(gòu)制度。
其中還包括詢價(jià)并確定供應(yīng)商。由企業(yè)指定的詢價(jià)人員對(duì)擬采購(gòu)的物資進(jìn)行供應(yīng)商查詢, 查詢內(nèi)容包括供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、可享受的折扣、付款條件、交貨時(shí)間和供應(yīng)商的信譽(yù)等, 采購(gòu)詢問比較清楚后, 交由授權(quán)的主管人員對(duì)《請(qǐng)購(gòu)單》或《訂貨單》進(jìn)行二次審批, 確定供應(yīng)商。
3.2 采購(gòu)
無論何種需要的請(qǐng)購(gòu)，采購(gòu)部門在收到經(jīng)過審批的請(qǐng)購(gòu)單后都必須作出以下三方面的決定：應(yīng)訂購(gòu)多少；向誰發(fā)出訂貨單；什么時(shí)候發(fā)出訂貨單。
3.3 驗(yàn)收
為了達(dá)到控制目的，驗(yàn)收入庫的職能必須由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門的人員來承擔(dān)。
質(zhì)量檢驗(yàn)也是驗(yàn)收工作很重要的一部分。采購(gòu)物資運(yùn)抵企業(yè)后，首先應(yīng)由企業(yè)的質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)此批物資進(jìn)行質(zhì)量的驗(yàn)收和檢測(cè)，檢測(cè)的依據(jù)是《請(qǐng)購(gòu)單》或《訂貨單》、《購(gòu)銷合同》和企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理要求，在確認(rèn)無誤后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門填寫《驗(yàn)收單》，并簽名蓋章。
3.4 審核
對(duì)購(gòu)貨業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制制度的嚴(yán)密性的重要手段。
3.5 付款
付款這一環(huán)節(jié)表示采購(gòu)業(yè)務(wù)的結(jié)束。對(duì)于現(xiàn)金支付的交易，為了進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部控制，還應(yīng)當(dāng)提倡根據(jù)付款憑證而不是原始憑證支付現(xiàn)金的方式。對(duì)于企業(yè)采用賒賬方式購(gòu)買物品時(shí)，必然形成債務(wù)，由此而引發(fā)債務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)也必須對(duì)此加強(qiáng)控制。
3.6 帳務(wù)處理
財(cái)務(wù)部門在收集到采購(gòu)單據(jù)齊全的情況下，應(yīng)按照《會(huì)計(jì)核算規(guī)定》及時(shí)、準(zhǔn)確地編制記帳憑證，并將上述支持性憑證（請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單、驗(yàn)收單、外購(gòu)物資入庫單、專用發(fā)票，若為進(jìn)口的還應(yīng)包括報(bào)關(guān)單）附在記帳憑證的后面，如資料較多，也可另外裝訂成冊(cè)，注明索引號(hào)后存檔。每月應(yīng)根據(jù)記帳憑證準(zhǔn)確、及時(shí)地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付帳款”分類明細(xì)帳中。
3.7對(duì)帳
財(cái)務(wù)部門應(yīng)于每月月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對(duì)。取得供應(yīng)商對(duì)帳單, 審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付帳款”余額是否一致, 在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后, 企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。
總之，內(nèi)部控制制度貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)方面，企業(yè)應(yīng)在采購(gòu)業(yè)務(wù)中實(shí)施內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，對(duì)請(qǐng)購(gòu)、審批、簽約、采購(gòu)、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序；健全以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)；加強(qiáng)對(duì)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款關(guān)鍵點(diǎn)的控制，實(shí)施采購(gòu)決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督機(jī)制。只有這樣，才能有效的堵塞采購(gòu)業(yè)務(wù)過程中的漏洞、消除隱患、保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全、防止舞弊行為的發(fā)生。相信隨著管理層對(duì)這項(xiàng)工作重視程度的加深，企業(yè)一定會(huì)沿著各項(xiàng)制度良性循環(huán)的軌道健康發(fā)展。