供應(yīng)鏈中的6sigma流程優(yōu)化
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為了加強(qiáng)采購管理，提高申購效率，節(jié)約成本，配合集團(tuán)的6sigma項目的開展，我們采用6sigma的方法，對業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和K3系統(tǒng)的采購管理進(jìn)行了一系列的優(yōu)化，主要有：
·采購全程申購無紙化流程
·采購過程預(yù)警跟蹤流程
·采購收貨自動通知流程
·供應(yīng)商自助服務(wù)流程
通過結(jié)合流程的優(yōu)化，使K3系統(tǒng)更好的服務(wù)于業(yè)務(wù)部門，更趨向于智能化。經(jīng)過一段時間的優(yōu)化跟蹤，主要采取的措施如下：
一、通過系統(tǒng)智能化縮短流程，提高工作效率
流程分析：
原固定資產(chǎn)購建流程如下：
流程說明：
1. 各事業(yè)部的需求部門提出固定資產(chǎn)申購申請
2. 提交給資產(chǎn)部業(yè)務(wù)或IT部業(yè)務(wù)復(fù)核
3. 資產(chǎn)部主管或IT部主管復(fù)核
4. 新設(shè)備價值在10萬元人民幣以內(nèi)的，由事業(yè)部總經(jīng)理核準(zhǔn)
5. 新設(shè)備價值超過10萬元人民幣經(jīng)過集團(tuán)總裁核準(zhǔn)（視需要提交給董事會批準(zhǔn)）
6. 財務(wù)部給出預(yù)算代碼，申請表留財務(wù)部，復(fù)印件給申請單位
7. 申請單位根據(jù)審批后的申請表在K3系統(tǒng)中錄入采購申請單
8. 采購部門進(jìn)行相應(yīng)的采購
現(xiàn)固定資產(chǎn)購建流程如下：
流程說明：
1. 各事業(yè)部的需求部門根據(jù)實(shí)際需要經(jīng)部門主管確認(rèn)后在系統(tǒng)中錄入固定資產(chǎn)申請單
2. 郵件自動提醒IT部門或設(shè)備部門的指定人員進(jìn)行設(shè)備的調(diào)配或選型
3. 郵件自動提醒相應(yīng)二級審核人進(jìn)行審核
4. 郵件自動提醒三級審核人進(jìn)行審核
5. 郵件自動提醒財務(wù)進(jìn)行預(yù)算代碼的輸入
6. 采購部門進(jìn)行相應(yīng)的采購
流程分析：
1、把人工流程轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊男畔⒘鞒獭?br />
原固定資產(chǎn)購建流程：
申請各環(huán)節(jié)采用紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，需要人工簽字，由于公司辦公場所分散，大部分流轉(zhuǎn)時間在于尋找等待相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字的路上，審批流轉(zhuǎn)時間長,一般為2-7個工作日。例如下圖顯示通訊研發(fā)中心要申購設(shè)備的流程：
在順利的情況下，通訊研發(fā)中心申購設(shè)備需要花費(fèi)80分鐘路程。
現(xiàn)固定資產(chǎn)購建流程
流程優(yōu)化：新的流程建立在K3系統(tǒng)郵件預(yù)警系統(tǒng)上，由系統(tǒng)發(fā)郵件通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，節(jié)省了申請人找領(lǐng)導(dǎo)簽字、跟蹤申購單的時間，并且縮短了審批流轉(zhuǎn)時間，一般為1-5個工作日。
同樣的是通訊研發(fā)中心申購設(shè)備，流程如下：
申購信息通過K3系統(tǒng)在各部門間流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)根據(jù)各部門審批結(jié)果通知下一環(huán)節(jié)相關(guān)人員，節(jié)省了申請人在審批環(huán)節(jié)消耗的時間。
實(shí)行固定資產(chǎn)無紙化，按每單節(jié)省80分鐘計算，月均150單，大約可以節(jié)省200小時，這相當(dāng)于一個人整月的工作時間。
通過無紙化申購對通訊事業(yè)部、光學(xué)事業(yè)部的固定資產(chǎn)和物料采購簡化申購流程，將所有的
采購人員的簽字流動轉(zhuǎn)化為在信息平臺上的工作流。
原來紙質(zhì)申購，申購員需要找各級領(lǐng)導(dǎo)簽字，通知采購員下單，實(shí)行無紙化后，這一切的工作都由系統(tǒng)自動通知完成，當(dāng)申購員錄完單據(jù)，系統(tǒng)自動通知下一級領(lǐng)導(dǎo)審核，各級領(lǐng)導(dǎo)審核后，系統(tǒng)通知采購員下單，避免了申購員在各部門間等待、往返。
固定資產(chǎn)申購流程：
·由原來的8個步驟減少到6個步驟；
·由物理上的集團(tuán)A，B，C三個地區(qū)多棟樓之間的人員交流轉(zhuǎn)移到K3系統(tǒng)一個平臺上的信息流動
·每個訂單時間從優(yōu)化前的4.62天下降到1.742天，效率提高了265%。
下面是總體采購流程優(yōu)化后的分析（包括固定資產(chǎn)采購）
通過收集流程優(yōu)化后906個采購訂單，優(yōu)化前1345個采購訂單，我們可以看到
·訂單平均節(jié)約0.1天（0.8小時），提高效率=0.1/1.3=7.7%。
·訂單一致性（偏差）提高（2.07-1.88）/1.88=10%
2、通過采購交期預(yù)警，把采購流程的事后補(bǔ)救工作轉(zhuǎn)化為事前的規(guī)劃和控制。
流程優(yōu)化：通過采購交期預(yù)警，采購員每天早上就可以收到系統(tǒng)發(fā)出的未來三天即將到期的訂單通知，采購員根據(jù)這份通知就可以催促相關(guān)供應(yīng)商送貨。同時系統(tǒng)還會提醒采購員已延誤的訂單，即使采取措施。
采購交期預(yù)警通知如下圖所示：
3、減少流程長度，由系統(tǒng)代替采購人員通知申購部門領(lǐng)用物料，減少采購人員工作量。
流程優(yōu)化：通過收貨自動通知，供應(yīng)商送貨到公司后，系統(tǒng)自動通知申購員物料已到，即將可以領(lǐng)用。該功能的實(shí)現(xiàn)，采購員不需要人為的通知申購部門和申購人員，避免遺漏通知的情況。
收貨自動通知如下圖：
2007年1月-11月訂單總行數(shù)：22385 ，平均2035訂單行/月,預(yù)計20％的訂單行數(shù)需要通知申購人到貨，每次通知采購員和申購人平均需要花3分鐘,預(yù)計可以節(jié)省2035*20%*3*2分鐘，相當(dāng)于每個月多增加了5個工作人日。
通過以上優(yōu)化，從申購到采購，由收貨到入庫，系統(tǒng)可以智能的在各個環(huán)節(jié)通知相關(guān)人員，使管理人員從煩瑣的查詢、篩選數(shù)據(jù)中解放出來，更多的專注于做出決策。
二、增強(qiáng)信息系統(tǒng)決策功能，加強(qiáng)供應(yīng)鏈的合作和管理
1、通過采購訂單執(zhí)行報表提供決策數(shù)據(jù)。
流程優(yōu)化：從申購到收貨環(huán)節(jié)提取數(shù)據(jù)，采購部不再需要每一單的上查下查，從報表中可以清晰的反應(yīng)出每個訂單的執(zhí)行情況，更好采取有針對性的工作。
如下圖：
2、通過關(guān)鍵供應(yīng)商門戶加強(qiáng)了與供應(yīng)商的合作。
流程優(yōu)化：采用嚴(yán)格的權(quán)限管理，使關(guān)鍵供應(yīng)商通過Internet的方式只能了解自己產(chǎn)品的在我們公司的庫存，以方便供應(yīng)商備貨。不能了解其他物料的庫存情況。
自助查詢流程圖如下：
3、通過采購頻次統(tǒng)計報表，按EOQ下單,降低訂單成本.
流程優(yōu)化：提供每月的滾動前3個月的采購頻次分析,有利于請購部門對物料(特別是非生產(chǎn)性物料)申購頻次的控制,經(jīng)過預(yù)測和匯總按EOQ經(jīng)濟(jì)訂單量下單,從而降低訂單成本，達(dá)到
采購成本的降低。
4、通過供應(yīng)商的交貨異常分析報告提高交貨處理效率和信息溝通。
流程優(yōu)化：根據(jù)供應(yīng)商的交貨異常(提前或延誤)信息：
·采購及時查詢追蹤分析物料檢測與入庫進(jìn)度，加快供應(yīng)鏈的反應(yīng)速度；
·各需求部門共享相關(guān)信息，提高協(xié)作配合;
·增加收貨入庫的批號,利于IQC對到料的及時檢測，加快生產(chǎn)速度；
三、供應(yīng)鏈6Sigma流程優(yōu)化效益分析
以上是IT部和采購部在供應(yīng)鏈流程6SIGMA優(yōu)化過程中采取的主要措施。通過以上措施，產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)和管理效益。：
1、經(jīng)過流程優(yōu)化，采購及時送貨率由年初89.86%，上升到目前97.44%，提高了7.58%，總體提高了8.4%。
2、采購異常率由年初的19.80%，大幅下降到目前的6.06%，下降13.74%，整體下降比例為69.4%！
3、申購無紙化的實(shí)施，節(jié)省了申購員尋找等待領(lǐng)導(dǎo)簽字的時間，同時也實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)集中審批，提高了工作效率。
4、經(jīng)過優(yōu)化后，從申購到收貨每單估計能節(jié)省0.8小時，以通訊、光學(xué)每月的申購單平均有1100單計算，每個月就能節(jié)省880小時左右，相當(dāng)于節(jié)約了5個人的工作量。
5、每月一千多張的采購申請單，經(jīng)過無紙化的實(shí)施，節(jié)約打印機(jī)紙張及耗材，同時可以減少打印機(jī)的采購和維修。