SOP：標準操作程序
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SOP的精髓
SOP的精髓，就是將細節(jié)進行量化，用更通俗的話來說，SOP就是對某一程序中的關(guān)鍵控制點進行細化和量化。
簡介
從對SOP的上述基本界定來看，SOP具有以下一些內(nèi)在的特征：
SOP是一種程序。SOP是對一個過程的描述，不是一個結(jié)果的描述。同時，SOP又不是制度，也不是表單，是流程下面某個程序中關(guān)于控制點如何來規(guī)范的程序。
SOP是一種作業(yè)程序。標準作業(yè)指導。SOP是一種操作層面的程序，是實實在在的，具體可操作的，不是理念層次上的東西。如果結(jié)合ISO9000體系的標準，SOP是屬于三級文件，即作業(yè)性文件。
SOP是一種標準的作業(yè)程序。所謂標準，在這里有最優(yōu)化的概念，即不是隨便寫出來的操作程序都可以稱做SOP，而一定是經(jīng)過不斷實踐總結(jié)出來的在當前條件下可以實現(xiàn)的最優(yōu)化的操作程序設(shè)計。說得更通俗一些，所謂的標準，就是盡可能地將相關(guān)操作步驟進行細化，量化和優(yōu)化，細化，量化和優(yōu)化的度就是在正常條件下大家都能理解又不會產(chǎn)生歧義。
SOP不是單個的，是一個體系，雖然我們可以單獨地定義每一個SOP，但真正從企業(yè)管理來看，SOP不可能只是單個的，必然是一個整體和體系，也是企業(yè)不可或缺的。余世維在他的講座中也特別提到：一個公司要有兩本書，一本書是紅皮書，是公司的策略，即作戰(zhàn)指導綱領(lǐng)；另一本書是藍皮書，即SOP，標準作業(yè)程序，而且這個標準作業(yè)程序一定是要做到細化和量化。
SOP的由來
在十八世紀或作坊手工業(yè)時代，制做一件成品往往工序很少，或分工很粗，甚至從頭至尾是一個人完成的，其人員的培訓是以學徒形式通過長時間學習與實踐來實現(xiàn)的。隨著工業(yè)革命的興起,生產(chǎn)規(guī)模不斷擴大，產(chǎn)品日益復雜，分工日益明細，品質(zhì)成本急劇增高，各工序的管理日益困難。如果只是依靠口頭傳授操作方法，已無法控制制程品質(zhì)。采用學徒形式培訓已不能適應(yīng)規(guī)模化的生產(chǎn)要求.因此，必須以作業(yè)指導書形式統(tǒng)一各工序的操作步驟及方法。
SOP的格式
1、明確職責：包括負責者、制定者、審定者、批準者。
2、格式：
每頁SOP頁眉處注明“標準操作規(guī)程”字樣； 制定SOP單位全稱； 反映該份SOP屬性的編碼、總頁數(shù)、所在頁碼； 準確反映該項目SOP業(yè)務(wù)的具體題目； 反映該項SOP主題的關(guān)鍵詞，以利計算機檢索； 簡述該份SOP的目的、背景知識和原理等； 主體內(nèi)容：具體內(nèi)容簡單明確，可操作性強，以能使具備專業(yè)知識和受過培訓的工作人員理解和掌握為原則； 列出制定該份SOP的主要參考文獻； 每份SOP的腳注處有負責者、制定者、審定者、批準者的簽名和簽署日期； 標明該份SOP的生效日期。
SOP的作用
1. 將企業(yè)積累下來的技術(shù)、經(jīng)驗，記錄在標準文件中,以免因技術(shù)人員的流動而使技術(shù)流失；
2. 使操作人員經(jīng)過短期培訓，快速掌握較為先進合理的操作技術(shù)；
3. 根據(jù)作業(yè)標準，易于追查不良品產(chǎn)生之原因；
4. 樹立良好的生產(chǎn)形象，取得客戶信賴與滿意。
5. 是貫徹ISO精神核心(說，寫，做一致)之具體體現(xiàn)，實現(xiàn)生產(chǎn)管理規(guī)范化、生產(chǎn)流程條理化、標準化、形象化、簡單化。
6.是企業(yè)最基本﹑最有效的管理工具和技術(shù)數(shù)據(jù)。
為什么企業(yè)要做SOP
企業(yè)做SOP的目的和意義，從企業(yè)的根本目的來看，無非是為了提高管理運營能力，使企業(yè)獲得更大的效益。從稍微細化的角度，我們可以從以下兩個方面來進行簡單的分析。
1)為了提高企業(yè)的運行效率
由于企業(yè)的日常工作有兩個基本的特征，一是許多崗位的人員經(jīng)常會發(fā)生變動，二是一些日常的工作的基本作業(yè)程序相對比較穩(wěn)定。不同的人，由于不同的成長經(jīng)歷、性格、學識和經(jīng)驗，可能做事情的方式和步驟各不相同。即使做事的方式和步驟有相同，但做每件事的標準和度仍會有一些差異，比方說，我們經(jīng)常會在一些窗口行業(yè)看到“微笑服務(wù)”，他們的經(jīng)理人員和上級也會對員工有這樣的要求，但到底什么是微笑，可能每個人都會有不同的理解。而對于客戶來說，他希望得到的是確確實實的微笑，且從每一位員工那里得到的感受也應(yīng)該是大體上相同的。因此，我們就可以通過SOP的方式將微笑進行量化，比方說“露出8顆牙齒”就是微笑。這樣就將細節(jié)進行量化和規(guī)范了。
同時，由于SOP本身也是在實踐操作中不斷進行總結(jié)、優(yōu)化和完善的產(chǎn)物，在這一過程中積累了許多人的共同智慧，因此相對比較優(yōu)化，能提高做事情的效率。通過每個SOP對相應(yīng)工作的效率的提高，企業(yè)通過整體SOP體系必然會提高整體的運行效率。
2)為了提高企業(yè)的運行效果
由于SOP是對每個作業(yè)程序的控制點操作的優(yōu)化，這樣每位員工都可以按照SOP的相關(guān)規(guī)定來做事，就不會出現(xiàn)大的失誤。即使出現(xiàn)失誤也可以很快地通過SOP加以檢查發(fā)現(xiàn)問題，并加以改進。同時，有了SOP，保證了我們?nèi)粘９ぷ鞯倪B續(xù)性和相關(guān)知識的積累，也無形中為企業(yè)節(jié)約了一些管理投入成本。特別是在當今經(jīng)濟全球化、競爭全球化的知識經(jīng)濟時代，更是如此。從每一個企業(yè)的經(jīng)營效果來看，關(guān)鍵的競爭優(yōu)勢在于成本最低或差異化。對于同等條件的競爭企業(yè)來看，差異化往往不是在硬件，而是在軟件。軟件的差異化又往往不是在大的戰(zhàn)略方面，而是在具體的細節(jié)。細節(jié)的差異化不體現(xiàn)在理解上，而體現(xiàn)在能否將這些細節(jié)進行量化，也即細節(jié)決定成敗。因此，從這個意義上來看，SOP對于提高企業(yè)的運行效果也是有非常好的促進作用。
如何做SOP
做SOP的方式可能由于基本不同的管理模式和管理方式，會有一定的區(qū)別。從國瑞公司的實際情況來看，我們大體上可以按以下幾個步驟來進行：
1) 先做流程和程序。按照公司對SOP的分類，各相關(guān)職能部門應(yīng)首先將相應(yīng)的主流程圖做出來，然后根據(jù)主流程圖做出相應(yīng)的子流程圖，并依據(jù)每一子流程做出相應(yīng)的程序。在每一程序中，確定有哪些控制點，哪些控制點應(yīng)當需要做SOP，哪些控制點不需要做SOP，哪些控制點是可以合起來做一個SOP的，包括每一個分類，都應(yīng)當考慮清楚，并制定出來。
2) 確定每一個需要做SOP的工作的執(zhí)行步驟。對于在程序中確定需要做SOP的控制點，應(yīng)先將相應(yīng)的執(zhí)行步驟列出來。執(zhí)行步驟的劃分應(yīng)有統(tǒng)一的標準，如按時間的先后順序來劃分。如果對執(zhí)行步驟沒有把握，要及時和更專業(yè)的人員去交流和溝通，先把這些障礙掃除掉。
3) 套用公司模板，制定SOP。在這些問題都搞清楚的前提下，可以著手編寫SOP了。按照公司的模板在編寫SOP時，不要改動模板上的設(shè)置；對于一些SOP，可能除了一些文字描述外，還可以增加一些圖片或其他圖例，目的就是能將步驟中某些細節(jié)進行形象化和量化。
4) 用心去做，才能把SOP做好。由于編寫SOP本身是一個比較繁雜的工作，往往很容易讓人產(chǎn)生枯燥感覺，但SOP這項工作對于公司來說又非常重要，公司在這方面也準備進行必要的投放，特別是從時間用2到3年的時間來保證，因此我們必然用心去做，否則不會取得真正好的效果，甚至走到形式主義的負面去了。正象一位勞模所說，“認真做事只能把事情做對，用心做事才能把事情做好”，并用這句話和大家共勉。