有效會(huì)議管理
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一.有效開會(huì)的八原則
1.要準(zhǔn)時(shí)出席并遵從會(huì)議規(guī)則
1）準(zhǔn)時(shí)是高效率的表現(xiàn)
2）準(zhǔn)時(shí)是誠信的象征
3）準(zhǔn)時(shí)并遵從會(huì)議規(guī)則是對(duì)他人的尊重
4）準(zhǔn)時(shí)并遵從會(huì)議規(guī)則是企業(yè)文化的體現(xiàn)
案例：西點(diǎn)軍校的故事
案例：某知名公司的軍訓(xùn)
5）常見會(huì)議規(guī)則
案例：某知名公司的培訓(xùn)會(huì)
2.主持人要控制會(huì)議的時(shí)間和氣氛
1）主持人最好不是主要領(lǐng)導(dǎo)人
2）主持人必須牢記會(huì)議的時(shí)間范圍（時(shí)間成本）
案例：開會(huì)的成本
3）主持人必須善于控制會(huì)議的方向和氣氛
運(yùn)用提問技巧
提問游戲：黑板猜字
3.很好地做準(zhǔn)備工作，采納建設(shè)性的意見
1）做好會(huì)議內(nèi)容的預(yù)熱，預(yù)先通知會(huì)議主題
案例：遵義會(huì)議
2）做好資料印制、文件分發(fā)
3）征求相關(guān)人員的良好建議并采納
4.不能在會(huì)上固執(zhí)己見，避免爭吵
1）積極發(fā)表意見
2）積極反思觀點(diǎn)的不同之處
3）參與表決
4）保留自我意見，尊重會(huì)議決議
案例：周恩來、陳云參加會(huì)議
5）持有取長補(bǔ)短心態(tài)，避免爭吵
案例：一位著名散文家的精彩描述
案例：富蘭克林的著名自述
小組討論：你是否有愛爭辯的毛病？以上案例受到什么啟發(fā)？
5.決議要有成果
1）一定要形成會(huì)議決議
2）一般情況下，按多數(shù)人的意見作出決議
3）決議最好要當(dāng)場確認(rèn)
4）形成會(huì)議紀(jì)要
案例：某咨詢公司開會(huì)
6.不要中途退席
1）中途退席的危害
2）封閉式會(huì)議
7.領(lǐng)導(dǎo)人立場中立，化解矛盾
1）領(lǐng)導(dǎo)人不首先發(fā)言或表態(tài)
2）領(lǐng)導(dǎo)人要帶動(dòng)討論，激發(fā)創(chuàng)意
3） 領(lǐng)導(dǎo)人要化解矛盾，不打擊不同意見者
4） 領(lǐng)導(dǎo)人要適時(shí)總結(jié)；
5）領(lǐng)導(dǎo)人要貫徹多數(shù)原則
案例：真理往往在少數(shù)人手里
案例：列寧的布爾什維克黨
案例：儒家的中庸之道
8.追蹤會(huì)后各項(xiàng)決議的行動(dòng)和結(jié)果
1）及時(shí)分發(fā)會(huì)議紀(jì)要
2）要求實(shí)施人擬定實(shí)施工作計(jì)劃
3）及時(shí)追蹤實(shí)施人的工作計(jì)劃
4）為完成結(jié)果提供各種支持
二.有效會(huì)議八戒條
1.不開沒有明確議題的會(huì)；
2.不開有許多議題的會(huì)；
3.不開沒有準(zhǔn)備的會(huì)；
4.不開可開可不開的會(huì)；
5.不要無關(guān)的人參加；
6.不要作離題的發(fā)言；
7.不要作重復(fù)性的發(fā)言；
8.不要馬拉松式會(huì)議--議而不決
三.有效會(huì)議的三大階段
一般會(huì)議劃分為三大階段
（一）會(huì)議前—計(jì)劃
特別應(yīng)該注意以下六個(gè)方面---遵從5W1H原則
案例：某公司解決客戶不滿會(huì)議的日程安排
游戲：5W1H準(zhǔn)備-每人寫四張紙條
（二）會(huì)議中-開始、擴(kuò)展、達(dá)成、總結(jié)
1.會(huì)議的開端
2.開場白
3.規(guī)范議程
4.議題的展開
5.擴(kuò)展/回收
6.達(dá)成決議的標(biāo)志
7. 如何達(dá)成決議
8.會(huì)議的總結(jié)
9.形成會(huì)議紀(jì)要
行動(dòng)計(jì)劃－目標(biāo)計(jì)劃單
（三）會(huì)議后—追蹤
會(huì)議追蹤主要有以下事項(xiàng)
結(jié)束語：我們的努力方向—桑塔納和奔馳