供應(yīng)鏈采購(gòu)模式下如何消除多部門參與采購(gòu)
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采購(gòu)是供應(yīng)鏈管理的重要環(huán)節(jié)，面對(duì)著市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)，采購(gòu)在降低經(jīng)營(yíng)成本提高競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的作用不斷增強(qiáng)，已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容之一。隨著采購(gòu)地位和作用日益增強(qiáng)，采購(gòu)業(yè)務(wù)的方式和流程不斷深化，許多企業(yè)尤其是國(guó)有企業(yè)強(qiáng)化了采購(gòu)環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理，優(yōu)化采購(gòu)的組織結(jié)構(gòu)，成立諸如采購(gòu)部、審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、監(jiān)察部等多部門實(shí)行分工協(xié)作的采購(gòu)活動(dòng)。
實(shí)施多部門分工協(xié)作采購(gòu)的運(yùn)營(yíng)模式，有利于發(fā)揮各部門在采購(gòu)中的專業(yè)化管理水平，相互監(jiān)督，保證采購(gòu)的工作的透明度，杜絕腐敗行為，確實(shí)降低采購(gòu)成本。但是在傳統(tǒng)的企業(yè)采購(gòu)模式下，多部門的共同采購(gòu)也會(huì)產(chǎn)生一系列的問題，具體體現(xiàn)如下幾個(gè)方面：
首先，多部門采購(gòu)容易出現(xiàn)多頭管理現(xiàn)象，造成部門職責(zé)模糊不清。一般情況下參與采購(gòu)的部門是根據(jù)部門的職能特點(diǎn)負(fù)責(zé)其所相應(yīng)的采購(gòu)環(huán)節(jié)，但在實(shí)際操作當(dāng)中，各部門所職責(zé)范圍并不是很明確，會(huì)出現(xiàn)管轄權(quán)限的重疊和交叉，多頭管理的現(xiàn)象也隨著產(chǎn)生，如有些組織機(jī)構(gòu)的審計(jì)部門即審批價(jià)格，在選擇供應(yīng)商也有決定權(quán)。多頭管理最大的弊端是對(duì)本部門有益的采購(gòu)環(huán)節(jié)分毫必爭(zhēng)，而對(duì)本部門會(huì)帶來(lái)承擔(dān)責(zé)任采購(gòu)業(yè)務(wù)則置之不理。這種可管可不管、職責(zé)不明確的多頭管理現(xiàn)象使采購(gòu)環(huán)節(jié)不連貫，必然影響采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。另外，多頭管理還會(huì)造成采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的多余和無(wú)增值時(shí)間成本的浪費(fèi)，增加采購(gòu)成本。
第二，多部門采購(gòu)容易造成部門利益矛盾沖突，致使采購(gòu)決策難以確定。由于參與采購(gòu)的部門績(jī)效考核的側(cè)重點(diǎn)不一，各部門的利益中心也不盡一致，造成各自的行為視角不同而產(chǎn)生角色沖突，比如質(zhì)檢部門重點(diǎn)關(guān)心的是產(chǎn)品的質(zhì)量和可靠性，而不注重價(jià)格和交貨期；審計(jì)部門不顧產(chǎn)品質(zhì)量想方設(shè)法降低采購(gòu)成本；財(cái)務(wù)部門追逐利息利益最大化而延期付款等等。因此多部門化的采購(gòu)模式容易造成片面強(qiáng)調(diào)職能的目標(biāo)而忽略組織機(jī)構(gòu)的大方向，為了維護(hù)各自的利益，容易出現(xiàn)相互推委扯皮、眾口難調(diào)等現(xiàn)象，造成采購(gòu)決策的難于確立。
第三，多部門采購(gòu)審批程序冗長(zhǎng)煩瑣，影響采購(gòu)進(jìn)程。首先，采購(gòu)業(yè)務(wù)流程多，采購(gòu)流程包含采購(gòu)計(jì)劃擬訂、供應(yīng)商選擇、招標(biāo)、合同簽定、制作跟蹤及發(fā)貨、產(chǎn)品驗(yàn)收、合同付款等環(huán)節(jié)組成。每一環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的部門審批，審批程序煩瑣；其次，由于每個(gè)部門為了追求各自的最佳利益，追求所謂的精益供給，需要花大量的時(shí)間進(jìn)行審批，如審計(jì)部門為了壓低采購(gòu)價(jià)格，想方設(shè)法不計(jì)較時(shí)間成本與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，財(cái)務(wù)部門為了爭(zhēng)取更多的資金流，減少資金利息的損失，盡可能地延長(zhǎng)付款時(shí)間等等。采購(gòu)審批流程過長(zhǎng)過久，影響采購(gòu)的進(jìn)程，可能會(huì)喪失良好的采購(gòu)時(shí)機(jī)，交貨時(shí)間遲緩，造成生產(chǎn)停頓以及市場(chǎng)斷貨等的嚴(yán)重后果。
由此可見，在傳統(tǒng)的采購(gòu)模式下多部門采購(gòu)的種種弊端已直接對(duì)采購(gòu)的效益帶來(lái)了負(fù)面的影響。隨著供應(yīng)鏈采購(gòu)模式的到來(lái)，采購(gòu)的管理核心思想是將采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)的子系統(tǒng)很好地協(xié)調(diào)起來(lái)，通過最優(yōu)的資源配置，最終滿足企業(yè)的精益需求或靈活需求。那么在新的供應(yīng)鏈采購(gòu)模式下如何消除多部門在采購(gòu)中的弊端進(jìn)而實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的最佳效益呢？
第一，制定合理有效的采購(gòu)考核制度。在采購(gòu)資源有限的情況下，構(gòu)成采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)的效能是此消彼長(zhǎng)，比如高品質(zhì)與高價(jià)格相隨，低庫(kù)存與高物流配送成本相伴，追逐規(guī)模效益采購(gòu)必然帶來(lái)高的庫(kù)存成本等等。那么相應(yīng)的審批部門如果過分地強(qiáng)調(diào)本部門的績(jī)效，必然影響整體的采購(gòu)效益。因此，企業(yè)應(yīng)從全局的角度出發(fā)，制定整體的考核機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)的重點(diǎn)放在團(tuán)隊(duì)而不只是看個(gè)別部門的績(jī)效，消除單個(gè)部門的短視行為。這樣有利于促使各個(gè)部門在采購(gòu)審批當(dāng)中能夠從整體的角度出發(fā)，綜合分析各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)利害關(guān)系，尋找最佳的利益平衡點(diǎn)，追求最優(yōu)的整體采購(gòu)效益。
第二、優(yōu)化采購(gòu)組成結(jié)構(gòu)，簡(jiǎn)化采購(gòu)審批流程。首先，針對(duì)多部門采購(gòu)所造成管轄權(quán)限的重疊、交叉甚至錯(cuò)位不良后果，應(yīng)根據(jù)部門的功能特點(diǎn)以及各采購(gòu)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)要求明確各部門的職責(zé)以及管轄權(quán)限，避免多頭管理現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次，精簡(jiǎn)或重組部分多余的審批環(huán)節(jié)，適當(dāng)減少采購(gòu)部門級(jí)別分層，如在付款環(huán)節(jié)中有些企業(yè)設(shè)有審計(jì)部先審批后交由財(cái)務(wù)部多人審核后方可付款，審批環(huán)節(jié)過于重復(fù)，通過精簡(jiǎn)后，可以直接由財(cái)務(wù)部根據(jù)合同以及驗(yàn)收結(jié)果單獨(dú)作出付款意見并安排付款。另外，培養(yǎng)及招聘復(fù)合型專業(yè)采購(gòu)人才，兼任采購(gòu)多個(gè)環(huán)節(jié)的工作，從而精減部分審批部門，達(dá)到簡(jiǎn)化采購(gòu)審批流程的目的。
另外，建立內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)商處理采購(gòu)中各類問題。內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制是各部門工作銜接的潤(rùn)滑劑，它能夠促進(jìn)采購(gòu)各部門工作的連貫，保障采購(gòu)工作的順利執(zhí)行。首先不管采購(gòu)部門的數(shù)目有多少，他們都是組織機(jī)構(gòu)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的組成部分，代表企業(yè)直接向供應(yīng)商采購(gòu)所需物品，通過內(nèi)部的協(xié)調(diào)機(jī)制，有利于促進(jìn)組織機(jī)構(gòu)采購(gòu)各部門的團(tuán)結(jié)，形成強(qiáng)有力的采購(gòu)談判能力，為企業(yè)爭(zhēng)取最大的利益。其次，采購(gòu)中難免會(huì)遇到諸如重大產(chǎn)品質(zhì)量問題、產(chǎn)品供應(yīng)短缺、合作方違約以至終止合同、不可抗力因素影響合同履行等等，這些問題不是某個(gè)部門的職責(zé)范圍內(nèi)能夠解決的，必須通過內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制，群策群力協(xié)商處理。另外，制定統(tǒng)一的采購(gòu)政策、統(tǒng)一的采購(gòu)程序、統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范等操作規(guī)則作為協(xié)調(diào)手段，促進(jìn)各參與采購(gòu)部門工作的順暢。
隨著采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的深化以及采購(gòu)分工的細(xì)化，多部門采購(gòu)組織形式越來(lái)越得到眾多企業(yè)廣泛的應(yīng)用。因此企業(yè)應(yīng)在新的供應(yīng)鏈管理思想下，制定合理的采購(gòu)考核制度、優(yōu)化采購(gòu)流程以及順暢的內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制，消除多部門采購(gòu)框架下的不良影響，保證采購(gòu)任務(wù)的完滿完成。