IT項(xiàng)目管理之溝通方法
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很多有經(jīng)驗(yàn)的程序員都有這樣的體驗(yàn)：不愿意去跟一個(gè)沒有什么經(jīng)驗(yàn)的人合作，哪怕是把一個(gè)程序中的一個(gè)功能給這個(gè)沒有經(jīng)驗(yàn)的人做也不愿意，為什么呢? 因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)的程序員認(rèn)為，給他做，我還要花時(shí)間去跟他講做什么、如何做，與其這樣，還不如用這點(diǎn)時(shí)間自己做呢。所以有些程序員都不愿意與人合作。試從項(xiàng)目 團(tuán)隊(duì)、溝通、合作、協(xié)作等的角度來分析此案例。
分析：項(xiàng)目溝通管理是現(xiàn)代
項(xiàng)目管理知識(shí)體系中的九大知識(shí)領(lǐng)域之一。項(xiàng)目溝通管理把成功所必須的因素——人、想法和信息之間提供了一個(gè)關(guān)鍵連接。 涉及項(xiàng)目的任何人都應(yīng)準(zhǔn)備以項(xiàng)目"語言"發(fā)送和接收信息并且必須理解他們以個(gè)人身份參與的溝通怎樣影響整個(gè)項(xiàng)目。項(xiàng)目管理中，因?yàn)闇贤ㄊ且粋€(gè)是個(gè)軟指標(biāo)， 溝通所起的作用不好量化，而溝通對(duì)項(xiàng)目的影響往往也是隱形的。然而，溝通對(duì)項(xiàng)目的成功，尤其是IT項(xiàng)目的成功太重要了。雖然大多數(shù)公司都把協(xié)作列為頭等重 要的大事，但很多公司卻未能做出戰(zhàn)略性的考量，采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段，來支持和鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目上進(jìn)行更好的溝通。
想一想，溝通方式是如何隨著關(guān)系和所交流的信息的變化而變化的。比如，人們想分享特別的消息或者敏感的信息時(shí)，他們通常是進(jìn)行面對(duì)面交談，使用各種非口語的暗示，在最大程度上實(shí)現(xiàn)感情交流并做出合適的回應(yīng)。
如果兩個(gè)大學(xué)朋友一年或更長時(shí)間沒有接觸后，想再次取得聯(lián)系，在這種情況下，一個(gè)電話、一封電子郵件或信件能夠取得很好的效果。而沒有事先聯(lián)系，貿(mào)然到訪則可能會(huì)令人非常尷尬。
在日常生活中，人們根據(jù)各種因素，包括關(guān)系、信息內(nèi)容和現(xiàn)有的溝通媒介等，決定采取什么溝通方式。這些選擇極大地影響了人們的生活和他們之間的 關(guān)系。在一個(gè)項(xiàng)目環(huán)境里，團(tuán)隊(duì)成員通常依靠或者僅僅局限于某種溝通方式，事實(shí)上其他方式可能會(huì)更加合適、更有說服力并且更加有效。
雖然大多數(shù)組織都把信息溝通和協(xié)作列為頭等大事，很多組織卻并未制定和實(shí)施相應(yīng)的戰(zhàn)略，以支持項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通，尤其是未能提供指導(dǎo)和最好的方法，幫助團(tuán)隊(duì)從各種各樣的溝通媒介中選擇最合適的一個(gè)。
如果公司為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建立一個(gè)多層次的溝通系統(tǒng)，針對(duì)不同需要提供不同的媒介，將可以提高生產(chǎn)率，有助于解決問題，降低關(guān)系緊張度，并且在參與人員之間建立更密切、更持久的關(guān)系。
首先，面對(duì)面溝通最有效
面對(duì)面溝通是最有效的溝通方式，因?yàn)殡p方不僅能了解言語的意思，而且能夠了解肢體語言的含義，比如手勢和面部表情。哈佛大學(xué)和哥倫比亞大學(xué)最近 的一項(xiàng)研究表明，面對(duì)面的會(huì)議能多吸引38%的注意力。而且"親自參加會(huì)議"本身也傳遞了一個(gè)有力的信息，表達(dá)了對(duì)項(xiàng)目、團(tuán)隊(duì)成員以及他們需要與之打交道 的利益相關(guān)者的承諾。
面對(duì)面溝通是建立業(yè)務(wù)合作關(guān)系的最佳方法。在很多文化環(huán)境里，面對(duì)面溝通是做業(yè)務(wù)的唯一途徑。
此外，在處理微妙的人際關(guān)系或傳遞復(fù)雜信息時(shí)，面對(duì)面溝通仍然是最合適的方式。比如，對(duì)于涉及到支出和收入之類比較敏感的薪資或合同談判情況， 雙方在同一個(gè)房間協(xié)商將更容易取得進(jìn)展。面對(duì)面溝通或者模擬的面對(duì)面互動(dòng)有助于人們討論復(fù)雜問題，在日益逼近最后期限的情況下迅速做出決策。
其次，還有六種溝通媒介項(xiàng)
如果人們要進(jìn)行遠(yuǎn)距離溝通，面對(duì)面的方式就不可行了，他們必須借助一個(gè)媒介來傳遞信息。有些溝通媒介，比如電子郵件和音頻會(huì)議是一維的。其他媒 介，比如插圖書籍和報(bào)紙，在文字的基礎(chǔ)上增加了照片、表格和插圖，又增加了一維。還有一些媒介，比如視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和信息流是 真正的多媒體方式，結(jié)合了聲音、圖像和文本，增強(qiáng)了用戶的感受，增加了多層次的意義。今天，最常用的溝通方式包括：
電子郵件：電子郵件打破了時(shí)間和空間的限制，讓工作時(shí)間或工作地點(diǎn)不同的人們能夠有效地溝通。電子郵件讓人們能夠同時(shí)給幾個(gè)人發(fā)送信息，并能發(fā) 送電子文件、圖片或文檔等附件。但電子郵件的普及導(dǎo)致其被濫用，而且往往被用于不正當(dāng)?shù)哪康摹Ｒ驗(yàn)殡娮余]件幾乎不包含人們的外貌特征和氣質(zhì)形象方面的信 息，也不能傳達(dá)微妙的手勢或者非言語的暗示，它可能被誤解或者曲解，導(dǎo)致矛盾產(chǎn)生。而面對(duì)面的溝通則沒有這些問題。因此，許多研究人員和經(jīng)理們建議，對(duì)有 爭議或者敏感的問題進(jìn)行溝通時(shí)，應(yīng)避免使用電子郵件。
即時(shí)訊息：即時(shí)訊息簡稱IM，是一種接近于實(shí)時(shí)進(jìn)行的文字信息溝通，它可以在兩個(gè)或更多用戶之間進(jìn)行。它和普通電子郵件的不同之處在于，它的信 息溝通立即就完成，而且進(jìn)行"對(duì)話溝通"相當(dāng)簡便。因?yàn)閰⑴c人員是"好友名單"上的，即時(shí)訊息有一種濃厚的社區(qū)氣氛。在很多情況下，這種氣氛有助于建立有 效的溝通區(qū)域。用來發(fā)送沒有爭議的信息給一大群人，IM是行之有效的溝通方式。但它不適合所有的場合或者工作關(guān)系。兩個(gè)工作聯(lián)系不是很緊密的人對(duì)于這種親 密的實(shí)時(shí)聊天可能會(huì)感到尷尬，而兩個(gè)試圖解決難題的人可能會(huì)認(rèn)為即時(shí)訊息的固有缺陷妨礙了解決問題的進(jìn)程。
音頻會(huì)議：電話方便快捷、使用簡單，加上今天的語音郵件功能，在溝通方面具有很大的靈活性，即使另一方不能接聽電話也沒關(guān)系。和電子郵件或者即 時(shí)訊息相比，音頻會(huì)議最突出的優(yōu)點(diǎn)是，與會(huì)者之間有了更加"實(shí)質(zhì)性"的接觸。在音頻會(huì)議上，與會(huì)者可以通過改變語氣、音調(diào)或者音量，使用停頓和語氣詞 (嗯、呃)，來銜接話題，增加音頻本身沒有的弦外之音。不幸的是，音頻會(huì)議最大的缺點(diǎn)是看不見與會(huì)人員。最近一個(gè)調(diào)查顯示，在音頻會(huì)議上只有23%的人在 全神貫注地開會(huì)。總的說來，音頻會(huì)議在一些商業(yè)應(yīng)用上非常有效，但它也讓與會(huì)者更容易做其他與會(huì)議不相干的事情。
帶音頻的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議：網(wǎng)絡(luò)會(huì)議增加了一定的視頻信息，能讓與會(huì)者觀看 演示，在主持人引導(dǎo)下瀏覽網(wǎng)絡(luò)，或者和其他人溝通、討論文件。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)音頻或者視頻不同，與會(huì)者在參加遠(yuǎn)程會(huì)議的同時(shí)，可以通過瀏覽器共享文件。它 是一種相對(duì)便宜和有效的團(tuán)隊(duì)協(xié)作技術(shù)，有不少獨(dú)到之處，可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的會(huì)議體驗(yàn)。然而，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和音頻會(huì)議類似，與會(huì)人員是隱蔽的。所以，與會(huì)人員往往在 會(huì)議過程中"忙私活"。如果要建立合作關(guān)系或者促進(jìn)團(tuán)隊(duì)工作，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和音頻會(huì)議都不是理想的選擇。
信息流：信息流也叫網(wǎng)絡(luò)傳播，它將極具震撼力、內(nèi)容豐富的信息傳輸給任何一個(gè)擁有電腦和網(wǎng)絡(luò)瀏覽器的人。憑借它，人們可以在互聯(lián)網(wǎng)或者公司內(nèi)部網(wǎng)上快速傳輸音頻和視頻文件，用戶不必苦苦等候文件下載就可以看到視頻畫面或者聽到聲音。
在一個(gè)直播或者實(shí)時(shí)的信息流中，參與人員被告知在預(yù)定的時(shí)間訪問特定的網(wǎng)址，大家同時(shí)觀看節(jié)目。而在一個(gè)存檔的或者按需提供的信息流中，事件被 轉(zhuǎn)化成數(shù)字文件，儲(chǔ)存起來供以后查看。這種情形不像現(xiàn)場直播一樣直接，用戶需要下載后才能觀看。最重要的是，信息流本質(zhì)上是一種從主持人到觀眾的單向溝 通。假如一個(gè)議題需要與會(huì)人員討論，或者要求發(fā)言人和與會(huì)者在預(yù)先準(zhǔn)備好的提問和回答范圍以外對(duì)話，信息流就不是最好的溝通方式。
視頻會(huì)議：視頻會(huì)議是一種召開現(xiàn)場會(huì)議的方法，它為處在兩個(gè)或者兩個(gè)以上不同地點(diǎn)的人提供面對(duì)面的會(huì)議。這種技術(shù)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)把音頻和視頻數(shù) 據(jù)傳輸?shù)剿械臅?huì)議地點(diǎn)。視頻會(huì)議同樣也提供遠(yuǎn)程共享其他媒介的方法，包括錄像帶、書寫板和PPT等計(jì)算機(jī)程序。
視頻會(huì)議提供了面對(duì)面溝通的所有獨(dú)特好處，而不用支付召集異地人員集中到一個(gè)會(huì)議室的直接和間接成本。在會(huì)議中，與會(huì)人員可以展示與工作相關(guān)的 物品，比如器械或者產(chǎn)品，這樣就可以發(fā)現(xiàn)其他人是否在認(rèn)真聽取會(huì)議觀點(diǎn)和信息并做出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。與會(huì)人員還可以被分成兩個(gè)或多個(gè)小組，同時(shí)對(duì)問題展開討論，推進(jìn)決策進(jìn)程。
多數(shù)組織都使用多種溝通方式幫助員工保持聯(lián)系和正常工作。過去，很多溝通方式都被當(dāng)作孤立的方案來解決特殊需要。現(xiàn)在，必須把它們放在更大的環(huán)境下考慮，盡量將不同的溝通方式整合到一個(gè)統(tǒng)一的、多層次的溝通平臺(tái)。
IT項(xiàng)目中溝通的特殊意義
對(duì)于項(xiàng)目來說，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過程，就必須進(jìn)行信息溝通。溝通對(duì)項(xiàng)目的影響往往是潛移默化的，所以，在成功的項(xiàng)目中 人們往往感受不到溝通所起的重要作用，在失敗項(xiàng)目的痛苦反思中，卻最能看出溝通不暢的危害。沒有良好的信息溝通，對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善，都會(huì)存在 著制約作用。溝通失敗是IT項(xiàng)目求生路上最大的攔路虎。常常能聽到的典型例子是某某集團(tuán)耗資幾千萬的ERP項(xiàng)目最終棄之不用，原因是開發(fā)出的軟件不是用戶 所需要的，沒提高用戶的工作效率反而增加了工作量，不難看出，造成這種尷尬的局面的根本原因是溝通失敗。當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目組付出極大的努力，而所做的工作卻得不 到客戶的認(rèn)可時(shí)，是否應(yīng)該冷靜地反思一下雙方之間的溝通問題?軟件項(xiàng)目開發(fā)中最普遍現(xiàn)象是一遍一遍的返工，導(dǎo)致項(xiàng)目的成本一再加大，工期一再拖延，為什么 不能一次把事情做好?原因還是溝通不到位。
通常的項(xiàng)目管理教材將項(xiàng)目溝通的重要性歸結(jié)為四點(diǎn)：
(1)決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)。 項(xiàng)目班子要想作出正確的決策，必須以準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息作為基礎(chǔ)。通過項(xiàng)目內(nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通，就可以獲得眾多的變化的信息，從而為決策提供依據(jù)。
(2)組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。在項(xiàng)目班子內(nèi)部，沒有好的信息溝通，情況不明，就無法實(shí)施科學(xué)的管理。只有通過信息溝通，掌握項(xiàng)目班子內(nèi)的各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項(xiàng)目班子的組織效能。
(3)建立和改善人際關(guān)系是必不可少的條件。信息溝通、意見交流，將許多獨(dú)立的個(gè)人、團(tuán)體、組織貫通起來，成為一個(gè)整體。信息溝通是人的一種重 要的心理需要，是人們用以表達(dá)思想、感情與態(tài)度，尋求同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突，改善人與人、人與班子之間的關(guān)系。
(4)項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。項(xiàng)目經(jīng)理是通過各種途徑將意圖傳遞給下級(jí)人員并使下級(jí)人員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級(jí)人員就不能正確理 解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，項(xiàng)目就不能按經(jīng)理的意圖進(jìn)行，最終導(dǎo)致項(xiàng)目混亂甚至項(xiàng)目失敗。因此，提高項(xiàng)目經(jīng)理的溝通能力，與領(lǐng)導(dǎo)過程的成功性關(guān)系極大。
除以上四點(diǎn)外，根據(jù)IT項(xiàng)目的特點(diǎn)，IT項(xiàng)目溝通的重要性還體現(xiàn)在下面兩點(diǎn)：
(5)信息系統(tǒng)本身是溝通的產(chǎn)物。軟件開發(fā)過程實(shí)際上就是將手工作業(yè)轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)程序的過程。不像普通的生產(chǎn)加工那樣有具體的有形的原料和產(chǎn) 品，軟件開發(fā)的原料和產(chǎn)品就是信息，中間過程間傳遞的也是信息，而信息的產(chǎn)生、收集、傳播、保存正式溝通管理的內(nèi)容。可見，溝通不僅僅是軟件項(xiàng)目管理的必 要手段，更重要的，溝通是軟件生產(chǎn)的手段和生產(chǎn)過程中必不可少的工序。
(6)軟件開發(fā)的柔性標(biāo)準(zhǔn)需要溝通來彌補(bǔ)。軟件開發(fā)不像加工螺釘、螺母，有很具體的標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。軟件的標(biāo)準(zhǔn)柔性很大，往往在用戶的心里，用 戶好用是軟件成功的標(biāo)準(zhǔn)，而這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)在軟件開發(fā)前很難確切地、完整地表達(dá)出來。因此，開發(fā)過程項(xiàng)目組和用戶的溝通互動(dòng)是解決這一現(xiàn)實(shí)問題的唯一辦法。
因?yàn)橐陨咸攸c(diǎn)，可以說，在IT行業(yè)，溝通的成敗決定整個(gè)項(xiàng)目的成敗，溝通的效率影響整個(gè)項(xiàng)目的成本、進(jìn)度，溝通不暢的風(fēng)險(xiǎn)是IT項(xiàng)目的最大風(fēng)險(xiǎn)之一。
案例里有經(jīng)驗(yàn)的程序員就是因?yàn)楦鷽]有經(jīng)驗(yàn)的新手缺乏溝通，所以才導(dǎo)致出現(xiàn)一種歪曲的心理，認(rèn)為新手們不可靠，教他們是浪費(fèi)時(shí)間。
其實(shí)，有很多新手是具有很大的潛力的，只要遇上好伯樂，就能發(fā)揮他的長處。“長江后浪推前浪”，這是不可否認(rèn)的事實(shí) 即使你對(duì)他們不理不睬 他們也始終有超過你的一天。所以，與其分道揚(yáng)轆，不如共同協(xié)作，共同進(jìn)步，這樣對(duì)個(gè)人也好，對(duì)公司也好都能起到積極的作用。
在往后的日子 我在公司也一定會(huì)遇到類似情況，作為新人，被忽視，被看低都是很正常的，我會(huì)放正心態(tài)，平心靜氣地做好本份工作，在空余的時(shí)間，我會(huì)跟公司里有經(jīng)驗(yàn)的同事 溝通，談天說地，增進(jìn)友誼，當(dāng)雙方成為了好友，就絕不會(huì)出現(xiàn)案例里的情況了。當(dāng)遇到了困難 要認(rèn)真分析出現(xiàn)問題的原因，并尋找朋友們，同事們解決，多溝通，多合作，一步一個(gè)腳印，我相信在公司里能找到自己的一席之地的。
溝通是重要的，在日常交際是如此 ，在團(tuán)隊(duì)管理中更是如此，所以了解溝通，學(xué)會(huì)溝通是我現(xiàn)在的必修課。