ERP系統(tǒng)中的物料管理問題
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今年初，筆者到過南方一家上了國外ERP系統(tǒng)的大型制造廠，了解到該廠目前出現(xiàn)的客戶投訴的問題，主要是客戶投訴下訂單後到貨期太長，有的甚至投訴延遲了半年才交貨;還有就是到了合同定的交貨日期交貨時有漏貨的現(xiàn)象，據(jù)一些客戶反映許多工程有漏貨的現(xiàn)象，需要重新催工廠補産，導致了最終交貨期的延長。
經(jīng)過調(diào)研，筆者認爲主要的問題可能是出在SAP系統(tǒng)沒有實施好;其中，沒有能夠做到物料編碼的唯一性，是其中一個重要的原因。
一般在做生産計劃時候，是先查庫存此産品有多少然後系統(tǒng)根據(jù)庫存情況、物料的情況，安排物料的購進和組織生産計劃，如果在生産完後，如果發(fā)現(xiàn)生産出來的産品并不是客戶所需要的産品，那就會造成兩個後果，一制造了庫存;二不能按時供貨給客戶。
從理論上說，在ERP中，物料代碼是物料的標識，是人和電腦使用所有其他資料元素的基礎(chǔ)。它主要用於記錄在生産活動中運動的物料。生産控制要求每項生産活動和庫存變化都記入電腦，由於處理數(shù)量很大，物料代碼應(yīng)盡量簡短，各個軟體規(guī)定的位元數(shù)也不相同，但一般不超過20位。位數(shù)過長會增加錄入時間且容易出錯。物料號的唯一性是最基本的要素。所謂唯一性就是說，同一種物料，不論出現(xiàn)在什麼産品上，只能用同一個代碼;而不同的物料，那怕有極微小的區(qū)別也不得用同一個代碼。確定物料號時要考慮所選軟體的其他查詢功能，若軟體可以通過其他代碼(如分類碼、分組碼)查詢，在物料號中不必考慮過多的標識因素，以免增加欄位長度。
企業(yè)在資料準備階段的一項非常重要的工作就是確定物料代碼的編碼原則和編碼方法。多數(shù)軟體對設(shè)定好的物料號不允許輕易變動，如要修改，必須先把所有該物料的記錄(如庫存、加工單、會計科目等記錄中有該項物料時)統(tǒng)統(tǒng)精除乾凈，這是一件十分麻煩的工作。因此，確定物料號的編碼原則要特別慎重，不但要考慮當前的方便，而且要考慮今後發(fā)展擴充的需求。
但是在手工管理的環(huán)境下，人們往往采取如下方案：用開頭的兩位元數(shù)位代表産品，然後用兩位元數(shù)位代表規(guī)格，再用4位元數(shù)位代表材料，等等(這家工廠雖然上了SAPR/3但在物料編碼上還是沿用了這種方法)。然而，不管初始設(shè)計者如何富於遠見，隨著時間的推移，總會有一些情況出人意料。例如，本來認爲第二部分需要用兩位元數(shù)位就夠了，現(xiàn)在卻需要3位元，因此，有含義的物料編碼系統(tǒng)很快就失敗了。即使在手工管理的環(huán)境下，有含義的編碼思想也不盡合理。在使用現(xiàn)代電腦系統(tǒng)的環(huán)境下，物料代碼的功能只是作爲“唯一識別字”，而不是描述符。沒有理由認爲諸如産品及其物料屬性的描述如不納入物料代碼，在ERP系統(tǒng)中，物料代碼應(yīng)是無含義的。
而在這家工廠中，沒有能夠做到每項物料有唯一的編碼，而且在物料代碼中其真正無意義的位數(shù)只有三位。在這種情況下，研發(fā)部門的新産品不斷出來，我想號碼會很快不夠用了，那時候，只能采用取消早期産品的SAP號，用此號碼代替新的物料或産品，這樣更增加的出錯的幾率。
一些工廠的管理者還堅持認爲，物料的含義可令出錯減少，萬一前一道工序的員工出錯，到出後幾道工序的員工手中能夠容易發(fā)現(xiàn)錯誤所在，我認爲這種觀點還是以往的人腦比電腦可靠的想法，實際上，一個設(shè)計完善的的ERP系統(tǒng)應(yīng)該是很容易解決這個問題的。
綜上所述，在實施ERP之前，一定要重視物料編碼的規(guī)則，一定要具有前瞻性。這是ERP實施的成功基礎(chǔ)。在實施中可以考慮用條碼來配合。