如何打造一支高效的項目管理團隊
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在學院一期近十五萬平米規(guī)模的新校區(qū)建設中，經(jīng)歷了工程建設指揮部從無到有，也經(jīng)歷了從材料處到辦公室的不同團隊的建設，更接觸到中建八局、山東建工、濟南一建等大大小小數(shù)十個項目經(jīng)理部。在實際的項目實踐中，不斷地碰到各種項目管理方面的問題，同時在不斷地對這些問題進行探索和總結(jié)的時候后也帶著這些問題進行著不斷的學習。尤其是如何打造一支高效的項目經(jīng)理部，建設一個和諧、士氣高昂的項目團隊進行了大量的
探索，現(xiàn)在將我學習到的及總結(jié)到的一些項目管理中團隊建設方面的一些知識或體驗拿出來與大家分享。
一、1＋1>2團隊效率
僅把一組人員集合在一個項目中共同工作，并不能形成團隊，項目團隊是指一組互相依賴的人員齊心協(xié)力進行工作，以實現(xiàn)項目目標。要使這些成員發(fā)展成為一個有效協(xié)作的團隊，既要項目經(jīng)理付出努力，也需要項目團隊中每位成員的付出。有成效的團隊特點包括：對項目目標的清晰理解、對每位成員角色和職責的明確期望、目標導向、高度的合作互助、高度信任：
1.對項目目標的清晰理解
為使項目團隊工作有成效，要高度明確工作范圍、質(zhì)量標準、預算和進度計劃。對于要實現(xiàn)的項目目標，每個團隊成員必須對這一結(jié)果以及由此帶來的益處有共同的設想。對每位成員的角色和職責的明確期望
2.有成效的項目團隊的成員要參與制定項目計劃，這樣他們就能知道怎樣與他們的工作結(jié)合起來。團隊成員重視彼此的知識與技能，并能肯定為實現(xiàn)項目目標所付出的勞動。每位成員承擔職責，完成他在項目中的任務。3.目標導向
有成效的項目團隊中的每位成員都強烈希望為取得項目目標付出努力。為樹立一個良好的典范，項目經(jīng)理需要為大家確定努力工作的標準。團隊成員能積極熱情地為項目成功付出必要的時間和努力。例如，為使項目按計劃進行，必要時成員愿意加班、犧牲周末時間來完成工作。
4.高度的合作互助
一個有成效的項目團隊通常要進行開放、坦誠而及時的溝通。成員愿意交流信息、想法及感情。他們不羞于尋求其他成員的幫助，成員能成為彼此的力量和源泉，而不僅限于完成分派給自已的任務。他們希望看到其他成員成功地完成任務，并愿意在他們陷入困境或停滯不前時提供幫助。他們能相互接受彼此的反饋及建議性的批評。基于這樣的合作，團隊就能解決問題時有創(chuàng)造性，并能及時做出決策。
5.高度信任
一個有成效的團隊的成員理解他們之間的相互依賴性，承認團隊中的每位成員都是項目成功的重要因素。每位成員都可以相信其他人做他們要做的和想做的事情，而且會按預期標準完成。團隊成員互相關心，由于承認彼此存在的差異，成員就會感到自我的存在。要鼓勵有不同的意見，并允許自由的表達出來，要尊重這些意見。成員能夠不怕遭到報復，大膽提出一些可能產(chǎn)生爭議或沖突的問題。有成效的項目團隊解決問題的方法是通過建設性的、及時的反饋和積極好正視問題。沖突是無法壓制的，相反，要以積極的態(tài)度對待它，把它當作成長和學習的機會。
二、團隊有效工作的障礙
在我們的項目工作中或多或少都存在這樣一些影響團隊有效工作的障礙，以及克服這些障礙的建議。
1.目標不明確
項目經(jīng)理應該詳細說明項目目標以及項目工作范圍、質(zhì)量標準以及進度計劃。要對項目的結(jié)果及其產(chǎn)生的益處作出美好的設想，這些情況要在第一次項目的啟動會議上溝通交流。在項目的各種例會上，如：周例會、里程碑會議等，項目經(jīng)理要定期討論項目目標。會議中，他（她）要經(jīng)常了解成員對必須完成的工作任務存在哪些疑問，僅在項目開始時，就項目目標向團隊作一次說明是遠遠不夠的。項目經(jīng)理一定要經(jīng)常地、不厭其煩地提及這一目標，并加以宣傳。
2．角色和職責不明確
成員們可能會覺得他們的角色和職責含糊不清，或與一些成員的職責重復。在項目開始時，項目經(jīng)理要與項(續(xù)致信網(wǎng)上一頁內(nèi)容)目團隊的每位成員單獨會談，告訴他（她）被選上參加項目的原因，說明對他（她）期望的角色及職責，并解釋說明他們與其他成員的角色和職責的相互聯(lián)系。項目團隊成員可以自由地要求項目經(jīng)理闡明模糊不清的地方，以及明顯存在的職責重復。在團隊制定項目計劃時，利用諸如工作分析結(jié)構（WBS），職責矩陣、甘特圖或網(wǎng)絡圖等工具明確劃分每個成員的任務。把這類文件分發(fā)給每個成員，使他們不僅知道自已的任務，還能了解其他成員的任務以及這些任務如何有機結(jié)合在一起。
3．缺乏工作投入
團隊成員可能會對項目目標或項目工作不太投入。要解決這一難題，項目經(jīng)理需要向每個成員說明他（她）的角色對項目的重要意義，以及他（她）能為項目成功做出的貢獻。項目經(jīng)理也要知道團隊成員的個人及職業(yè)興趣，并設法使項目能有助于滿足這些興趣。他（她）應該懂得對每個成員的激勵因素，并創(chuàng)造出一個充滿激勵的工作環(huán)境。項目經(jīng)理需要對每個成員的工作成績進行表揚獎勵，對他們的工作給予支持和鼓勵。
4．領導工作不力
項目經(jīng)理一定要不時地向項目成員問一些諸如“我做得怎樣？”或“我應該怎樣改進我的領導工作？”等這些問題，積極征求團隊對他（她）工作的反饋，以免使團隊認為他（她）的領導工作沒有做好。然而，他（她）首先一定要創(chuàng)造一個良好的項目工作環(huán)境，使人們能自由地做出反饋而不怕遭到報復。項目經(jīng)理要在早期項目會議上聲明，要求團隊成員經(jīng)常對他（她）的工作情況做出反饋，并歡迎人們提出建議，提高他（她）的領導能力。
5．不良行為
有時，某些成員會做出一些不利于團隊有效發(fā)展的行為，例如：懷有敵對情緒、素質(zhì)低下或誹謗貶低別人等。項目經(jīng)理就要與他談話，指出他的不良行為，并向他解釋，說明這種行為對項目團隊有不利的影響，所以是無法接受的。如果合適的話，對這個成員進行指導、培訓或咨詢工作。但無論如何，項目經(jīng)理一定要使成員明白，如果不良行為繼續(xù)下去，那只好讓他離開項目團隊。當然，如果必要，項目經(jīng)理要做好準備，堅決執(zhí)行到底。
三、做一個有成效的團隊成員
做一個有成效的團隊成員，對每個團隊（Team）面成員來說，都是一種充實而令人滿意的成長經(jīng)歷。然而，成長是不會自發(fā)產(chǎn)生的，需要有責任感，認真工作，思想開放，并要有進一步自我發(fā)展的愿望。盡管項目經(jīng)理是項目成功的最終負責人，但項目團隊的每個成員都要分擔這個責任，他們都要協(xié)助創(chuàng)造并培養(yǎng)一個積極有效的項目環(huán)境。
有成效的團隊成員會做好計劃、控制并相信他們各自的工作。他們對自已有高度的期望，會爭取在預算范圍內(nèi)提前完成工作任務。他們能很好地利用時間，促使和推動事情發(fā)生，而不是聽之任之。有成效的團隊成員不會埋頭工作直到別人說停才停下來。相反，他們能夠自我指導，出色地完成任務。他們樂于做好工作，而不是做一些糟糕的工作或半途而廢，期望其他成員來完成、整理或重做。每個團隊成員都能相信其他成員都能按時完成各自的任務而不影響其他成員的工作。
有成效的團隊成員積極參與并能有效溝通。他們不會坐等被人問起，而是在會議中積極參與，表達見解。他們主動與其他團隊成員及項目經(jīng)理進行明確及時而毫不含糊的溝通。他們相互提出建設性的反饋，特別是有成效的團隊成員覺得有責任及早發(fā)現(xiàn)問題或潛在問題，而不會因問題的產(chǎn)生而指責其他成員、客戶或項目經(jīng)理，有成效的團隊成員不但是問題的發(fā)現(xiàn)者，更是問題解決者。有了問題后，他們會提出解決方案，愿意與其他團隊成員合作來解決問題，即使這已超出他們的職責范圍。有成效的團隊成員不會說：“那不是我的問題”或“那不是我的工作”，相反，他們希望進行合作，幫助團隊實現(xiàn)項目目標。
有成效的團隊成員會盡力創(chuàng)造一個沒有爭議、積極而又有建設性的項目環(huán)境。他們能覺察到項目團隊組成的差別，尊重團隊的所有成員，也尊重其他人的觀點，他們不會有驕傲、自滿或固執(zhí)的情緒，這會嚴重影響到合作與互助。有效的團隊成員把項目成功看得比個人獲取更重要。
團隊中沒有自我的概念，也就沒有個人的勝敗，如果項目成功了，每個人都是贏家。
四、團隊建設
把一組人員組織起來實現(xiàn)項目目標是一個持續(xù)不斷的過程，它是項目經(jīng)理和項目團隊的共同職責。團隊建設能創(chuàng)造一種開放和自信的氣氛，成員有統(tǒng)一感，強烈希望為實現(xiàn)項目目標做出貢獻。
使團隊成員社會化會促進團隊建設，團隊成員之間相互了解越深入，團隊建設得越出色。項目經(jīng)理要確保全體成員能經(jīng)常相互交流溝通，并為促進團隊成員間的社會化創(chuàng)造條件。團隊成員也要努力創(chuàng)造出這樣的條件。
項目團隊可以要求團隊成員在項目過程期間，被安排在同一個辦公環(huán)境下進行工作，當團隊成員被安排到一起時，他們就會有許多機會走到彼此的工作區(qū)進行交談。同樣，他們會在如走廊這樣的公共場所經(jīng)常地碰面，從而有機會在一起交談。談論未必總是圍繞工作。團隊成員很有必要在不引起反感的情況下，了解彼此的個人情況。項目過程中會發(fā)展起許多個人的友誼。安排整個團隊在一起工作，就不會出現(xiàn)因為團隊一部分成員在大樓或工廠的不同地方工作而產(chǎn)生“我們對他們”的思想。這種情形導致項目團隊成為一些小組，而非一個實際的團隊。