企業(yè)如何成功實施EHR項目
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隨著網(wǎng)絡技術(shù)跳躍式的發(fā)展，以網(wǎng)絡經(jīng)濟為主導的新經(jīng)濟形勢下的現(xiàn)代企業(yè)間競爭愈來愈直接地反映為人才戰(zhàn)略的競爭。在此背景下，企業(yè)管理的轉(zhuǎn)型，尤其是人力資源管理的轉(zhuǎn)型就日顯重要。為適應快速變化的市場，企業(yè)需要更加靈活、快速反應的人力資源管理平臺和解決方案。EHR系統(tǒng)的出現(xiàn)正好滿足了企業(yè)的這種需要，所以說企業(yè)實施EHR的根本目的就是為了提高自身運營和管理的效率。
2 EHR系統(tǒng)概念
那么什么是EHR系統(tǒng)呢?它實際指的是人力資源管理信息化的全面解決方案，是基于先進的軟件和高速、大容量的硬件基礎上的新型人力資源管理模式，通過集中式的信息庫、自動處理信息、員工自助服務、外協(xié)以及服務共享，達到降低成本、提高效率、改進員工服務模式的目的。它通過與企業(yè)現(xiàn)有的網(wǎng)絡技術(shù)相聯(lián)系，保證人力資源與日新月異的技術(shù)環(huán)境同步發(fā)展。EHR中的“E”包含了兩層含義：一是electronic，即電子化的人力資源管理，電子化是實現(xiàn)這一目的的手段;二是efficiency，即高效的人力資源管理。
3 EHR系統(tǒng)在企業(yè)的實施
明確了什么是EHR系統(tǒng)以及企業(yè)建設EHR系統(tǒng)的根本目的后，我們來討論企業(yè)如何成功實施EHR項目的問題。
首先企業(yè)要給EHR系統(tǒng)一個明確的定位，EHR系統(tǒng)作為一項管理技術(shù)，只能服務于管理，而不能替代管理。EHR系統(tǒng)要發(fā)揮應有作用，必須建立在人力資源管理體系得到有效改進的基礎之上嘲。只有企業(yè)對于自身人力資資源管理現(xiàn)狀有了清醒的認識。結(jié)合企業(yè)管理基礎和現(xiàn)階段管理需求對難以支撐企業(yè)發(fā)展的人力資源管理體系進行了必要的改進，才有可能在實施EHR之前做好規(guī)劃設計。人力資源改進方案的成功實施，為EHR系統(tǒng)提供設計指引和實施基礎，EHR系統(tǒng)成功上線，為人力資源改進方案提供技術(shù)支持。兩者的緊密結(jié)合，互不可分。
為保證EHR系統(tǒng)的成功實施，企業(yè)應從考慮實施EHR系統(tǒng)的一開始就要牢記以下八項法則：
1)取得高層管理者理解支持，包括預算、人力、時間、決策支持;2)確認企業(yè)人力資源管理的發(fā)展方向和優(yōu)先次序，全局規(guī)劃，分步實施;3)完善現(xiàn)有HR制度和優(yōu)化作業(yè)流程，引入合適的管理模式;4)建立精悍的企業(yè)、EHR系統(tǒng)開發(fā)、顧問咨詢機構(gòu)聯(lián)合實施小組;5)實施前向所有部門、人員進行宣導，創(chuàng)造良好實施環(huán)境;6)向管理者、HR執(zhí)行者提供有針對性的培訓;7)充分考慮與企業(yè)其他管理系統(tǒng)的整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)分享;8)詳細實施計劃，并全程記錄，根據(jù)實施過程中遇到的問題及時調(diào)整實施計劃。
為保證EHR項目的成功實施。企業(yè)應對即將實施的EHR系統(tǒng)需要提供哪些功能進行科學、冷靜的規(guī)劃。
一般來講可以從提高人力資源管理工作效率;規(guī)范人力資源管理流程，有效縮短管理周期;提供專業(yè)分析工具，提升決策支持力度：為企業(yè)和員工提供各種不同的人力資源管理增值、自助服務等幾個方面進行項目實施前的系統(tǒng)功能規(guī)劃工作。EHR系統(tǒng)應該是標準化、規(guī)范化及網(wǎng)絡化的信息交流平臺。能滿足HR部門業(yè)務管理需求，通過它提供的各種功能HR管理生態(tài)鏈上不同的角色聯(lián)系起來。使得EHR系統(tǒng)成為企業(yè)實際全面實施人力資源管理的紐帶，為HR生態(tài)鏈上不同的角色提供的功能是不同的。下面來具體介紹：
1)對企業(yè)高級管理者來說，通過使用EHR提供的功能首先可以做到不需要通過HR部門的幫助。僅通過自助式獲取就可以得到企業(yè)人力資源的狀態(tài)信息，并獲得各種輔助其進行決策的人力資源指數(shù)。其次，可以在網(wǎng)上直接履行與HR有關(guān)的職責，并了解和掌控企業(yè)有關(guān)的人力資源信息。
2)對于HR部門來說，EHR是其進行管理活動的基礎，通過EHR提供的功能可以對員工的人力資源活動進行管理，計劃、控制、分析各種人力資源管理活動。
3)對員工所屬的部門管理者來說，EHR是其參與HR管理活動的工作平臺，通過EHR提供的功能部門管理者可以在授權(quán)范圍內(nèi)在線查看下屬員工的人事信息，更改員工考勤信息，向人力資源部提交招聘、培訓計劃;對員工的轉(zhuǎn)正、培訓、請假、離職等進行審批，并能對員工進行
績效管理。
4)對于員工來說，通過EHR提供的功能可以在線查看企業(yè)規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)、重要的信息(如內(nèi)部招聘信息、個人的薪資、福利等)、注冊內(nèi)部培訓課程，提交休假申請、更改個人數(shù)據(jù)，進行個人績效自處理，與HR部門進行在線溝通等。
方案規(guī)劃要本著整體規(guī)劃，分步實施的原則。按照人力資源業(yè)務需求的輕重緩急將項目目標分為近期、中期、遠期目標。首先，從行政事務管理、組織機構(gòu)管理、薪酬福利管理人手，提高人力資源工作效率;其次，從招聘管理、績效管理、培訓管理三個方面規(guī)范人力資源管理的業(yè)務流程。最后，從職業(yè)生涯規(guī)劃、人力資源成本評估、人力資源戰(zhàn)略決策等幾個方面人手.開展戰(zhàn)略性人力資源管理與開發(fā)。一步到位的想法是不切實際的，脫離人力資源管理的現(xiàn)實需求，只會造成投資成本加大，實施周期延長。未來升級換代代價增加，項目實施實施風險加大，甚至導致項目失敗。
下面來討論為成功實施EHR項目，在具體實施過程中需要完成的各項工作。
1)成立項目組，進行方案選擇和供應商選擇、確定工作。其中的子項工作包括：
①成立項目組，推進項目實施工作。項目組成員除了HR部門的關(guān)鍵業(yè)務人員和有經(jīng)驗的IT管理人員外，還應該有企業(yè)的管理者代表參與，以加強與企業(yè)管理層的溝通。項目組成立后的首要任務，是要立足企業(yè)實際，設定現(xiàn)階段EHR項目的建設目標。項目組應通過與企業(yè)高層管理者、HR管理人員、部門經(jīng)理、普通員工甚至外部用戶等企業(yè)內(nèi)外部與業(yè)務相關(guān)的不同角色進行充分溝通的方式確定出滿足符合企業(yè)自身業(yè)務需要的、合理的建設目標。
②確定項目預算，預算應包括三個部分：即軟件系統(tǒng)費用、實施費用以及相應的運行環(huán)境建設費用。軟件費用一般指軟件許可費用及每年的升級維護費用;實施費用則包括了軟件配置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、培訓以及定制開發(fā)等方面的費用;運行環(huán)境建設費用包括與EHR系統(tǒng)相配套的其他軟件系統(tǒng)投入以及相應的硬件投入等。
③確定項目建設方式。如果企業(yè)內(nèi)部能為EHR項目提供所有必需的IT資源;HR部門是否有足夠的精力與專業(yè)知識來完成系統(tǒng)分析與設計工作，并自始至終能指導IT部門的開發(fā)工作，可以考慮自行開發(fā)的方式，否則外包是明智的選擇。
④編制、發(fā)送RFP(需求建議書)。為了對供應商進行選擇，項目組應編寫RFP(需求建議書)。需求建議書包括以下幾部分內(nèi)容：企業(yè)情況概述/HR管理現(xiàn)狀，項目的建設目標、實施范圍、需要支持的員工數(shù)量、需要支持的用戶數(shù)量，功能需求描述、性能要求，現(xiàn)有IT基礎設施環(huán)境描述、技術(shù)要求，項目進度要求，對供應商的報價要求等，并要求供應商提供已實施過的主要用戶名單及聯(lián)系方式，對供應商答復RFP及提交項目建議書的注意事項等有詳細要求。編制完成后發(fā)送給可供選擇的各供應商，然后留出一定時間供供應商編寫方案建議書，提交投標文件。
⑤制定評估建議書的標準，完成建議書評估工作。將RFP中涉及的所有關(guān)鍵條目提取出來分類排列，根據(jù)其對用戶的重要程度指定不同的分值權(quán)重，以表格的形式制定出評估建議書。項目組的每一個成員都應參與項目建議書的評估。而且最好是分別進行，避免互相影響。根據(jù)供應商的方案建議書和系統(tǒng)演示效果，項目組完成評估，確定進入下一輪的供應商名單。
⑥通過供應商用戶參觀調(diào)研，對供應商的實力做進一步判斷，對第一次系統(tǒng)演示時被忽視或未給出滿意答復的問題通過系統(tǒng)再次演示做進一步求證。
⑦對供應商進行排名，對RFP再次進行補充與調(diào)整，確定最終方案，通過
商務談判敲定供應商。與供應商簽訂的合同中應包括項目實施期限，二次開發(fā)及后續(xù)費用、實施項目組人員構(gòu)成等內(nèi)容。
2)項目進入方案具體實施階段，嚴格按照項目實施期限要求，推進項目實施。其中在項目實施過程中包括有如下幾個關(guān)鍵點：
①由企業(yè)方、供應商共同組建項目實施團隊，明確項目實施團隊成員職責。從人員結(jié)構(gòu)構(gòu)成上包括了企業(yè)決策層、人力資源業(yè)務部門業(yè)務人員、IT人員、項目實施顧問等，這些人員在項目實施過程中的緊密配合是項目成功的保障。EHR項目實施中會涉及政策修訂、管理方式轉(zhuǎn)變、各種業(yè)務標準的修訂等，企業(yè)決策層和業(yè)務部門的積極參予配合尤其重要。
②掌控項目實施進程并做好先期規(guī)劃。對項目人員到位時間嚴格要求，項目嚴格按實施計劃推進，明確項目關(guān)鍵時間點和項目里程碑。雙方定期進行工作階段總結(jié)，供應商定期提交進度總結(jié)和下階段實施規(guī)劃。
③企業(yè)應立足于自己，不能單獨依靠供應商的實施顧問，建立自己的，包括IT人員和人力資源管理人員在內(nèi)的核心小組，為系統(tǒng)上線、實施顧問離場后，獨立應對業(yè)務變化要求做準備。
④實現(xiàn)知識全面積累并做到學以致用。在項目實施過程中詳細記錄各種操作，編寫項目日志并及時整理，實現(xiàn)了系統(tǒng)知識的全面積累。一方面可為本公司人員培訓方案的制定提供第一手資料;另一方面便于更好地掌握供應商所提供的報表開發(fā)工具，提升自我開發(fā)能力，降低后期系統(tǒng)運行和維護成本。
⑤嚴把數(shù)據(jù)導入質(zhì)量并提供相關(guān)支持。歸根到底，EHR系統(tǒng)的主要功能是采集數(shù)據(jù)、加工數(shù)據(jù)，輸出數(shù)據(jù)。原始輸入數(shù)據(jù)的質(zhì)量高低對后期輸出結(jié)果有重大影響。因此數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)審核，以及數(shù)據(jù)導人工作至關(guān)重要，需投入大量時間與精力進行保證。
⑥實施中注意改進企業(yè)的相關(guān)制度和信息結(jié)構(gòu)。EHR系統(tǒng)實施不應只是單純的將現(xiàn)行的制度和報表計算機化。而是應該充分地回顧本企業(yè)的相關(guān)政策和信息組成，去掉不合理的成分，將改進的建議報告給企業(yè)的決策領(lǐng)導并爭取付諸實施。
⑦注重項目成果推廣并抓好培訓工作。新系統(tǒng)在運行后無疑改變部分員工已經(jīng)熟悉了的工作方法和習慣。為保證數(shù)據(jù)采集、更新能夠及時、準確、完整，有必要建立科學的程序性文件，做到有章可循，減少和杜絕各種特例情形。要做好有效的培訓工作，加快EHR系統(tǒng)推廣進程.讓更多的人盡快感受并得益于EHR系統(tǒng)為其工作所帶來的方便。
⑧實施過程中對于實施商提交的成果嚴格進行功能測試，對于測試中發(fā)現(xiàn)的問題及時解決，避免問題擴大，影響項目實施進展。
⑨從項目開始階段，就注意采取各種措施保障系統(tǒng)的安全。現(xiàn)行的EHR大都基于網(wǎng)絡技術(shù)，系統(tǒng)安全與否顯得尤為重要。因此，企業(yè)要保證系統(tǒng)內(nèi)的信息不被不具訪問權(quán)限的人獲取和篡改，這就要求企業(yè)一方面要對數(shù)據(jù)庫進行加密，同時還要進行嚴格的訪問權(quán)限管理，建立日志文件，跟蹤記錄用戶對系統(tǒng)每次操作的詳細情況，并建立數(shù)據(jù)備份機制，使數(shù)據(jù)可以恢復。
3)EHR項目風險。
實施EHR項目是一個系統(tǒng)工程，同樣也存在著風險，為此在項目實施中應時刻保持風險意識，盡量避免風險。項目風險主要體現(xiàn)在以下幾點：
①違法、違規(guī)風險：系統(tǒng)如果不符合政府法規(guī)和行業(yè)的要求，會影響企業(yè)正常業(yè)務的開展，損失會難以估計。
②進程風險：如果項目實施范圍和邊界不明確，會造成項目不能按期完工，不能達到預期效果，造成項目失敗。這是企業(yè)和供應商都不愿看到的。
③管理觀念轉(zhuǎn)變的風險。EHR帶來的全新管理理念與企業(yè)原有管理理念的沖突如不能很好的得到解決，會造成項目不能順利實施。
④流程改造風險：項目實施會對現(xiàn)有組織架構(gòu)和職責進行調(diào)整，涉及流程改變、權(quán)力劃分等，如果處理不當，也會造成風險，影響企業(yè)業(yè)務運行。
⑤數(shù)據(jù)安全風險：系統(tǒng)實施后，數(shù)據(jù)集中于在數(shù)據(jù)庫集中存儲，網(wǎng)絡化運行，數(shù)據(jù)安全風險加大，需采取各種措施保證系統(tǒng)安全。
4 結(jié)束語
總之，企業(yè)實施EHR項目的成功需要：1)科學、合理的制定符合自身業(yè)務需要的實施規(guī)劃;2)慎重選擇供應商和實施方案;3)把握關(guān)鍵點推進項目實施：4)嚴格風險控制等。希望本文對于正在和準備進行EHR項目實施的企業(yè)具有借鑒意義。