如何利用ERP數(shù)據(jù)做好庫存分析
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ERP系統(tǒng)的功用不僅僅只是簡單的數(shù)據(jù)記錄而已。其實如果要發(fā)揮這個系統(tǒng)的最大功用，則必須要學(xué)會利用ERP系統(tǒng)積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。筆者這里就結(jié)合庫存數(shù)據(jù)，來談?wù)勅绾卫肊RP數(shù)據(jù)來作好庫存分析的相關(guān)工作。
一、 庫存分析的目的。
在庫存管理中，不僅僅是庫存數(shù)量與金額準(zhǔn)確而已。最重要的是，要學(xué)會庫存分析，實現(xiàn)庫存的合理配置，從而實現(xiàn)在保證正常原材料供應(yīng)的同時，最大程度的減少庫存。雖然在國內(nèi)的企業(yè)中，要實現(xiàn)零庫存還是一個遠(yuǎn)期的目標(biāo)，但是借助ERP庫存管理模塊的幫助，還是可以在一定程度上減少庫存數(shù)量，提高資金的周轉(zhuǎn)速度。也就是說，ERP系統(tǒng)的庫存管理是圍繞著一個目標(biāo)展開的，即降低庫存成本，提高庫存的周轉(zhuǎn)率。如易飛ERP系統(tǒng)、用友ERP系統(tǒng)等等，都采取了很多的手段來實現(xiàn)這個目標(biāo)。
二、 幫助用戶及時發(fā)現(xiàn)呆滯物品。
在企業(yè)倉庫實際管理中，有時候有些原材料可能放在某個角落里，一年甚至好幾年沒有被發(fā)現(xiàn)。等到下次盤店庫存的時候，才會發(fā)現(xiàn)這些被遺忘的原材料。但是這個時候已經(jīng)晚了。要么就是原材料已經(jīng)過期不能夠使用了，要么就是其市場價值已經(jīng)下跌了，可能現(xiàn)在只要花一半的金錢就可以買到這些材料了。所以及時的發(fā)現(xiàn)這些不用的呆滯品，并及時的對他們進(jìn)行處理。如及時的讓生產(chǎn)用掉，或者及時的賣掉，都可以幫助企業(yè)減少損失。雖然這個道理大家都懂得，但是在實際工作中，由于種種原因，企業(yè)管理人員往往忽視掉著問題，從而給企業(yè)帶來了不少的損失。
而在ERP系統(tǒng)中，則可以幫助企業(yè)用戶及時的發(fā)現(xiàn)呆滯物品，以提醒用戶盡快的處理這些原材料。如在系統(tǒng)的庫存報表中，可以根據(jù)用戶的需要查詢出一個月、一個季度、半年、一年沒有動過的原材料（庫存沒有變化過）。如果采用了批號管理的話，則可以查詢出采購期超過一年或者半年還沒有使用的原材料。由于呆滯品不同的企業(yè)對其定義不同，故在系統(tǒng)中可以根據(jù)用戶的需要查詢?nèi)我鈺r間段的呆滯品信息。如此的話，用戶就不用每次都去庫存表中翻找。
所以說，ERP系統(tǒng)中的庫存數(shù)據(jù)（如時間信息）等等不只是一個簡單的記錄。由于其記錄的信息比手工帳簿要豐富的多，故只要用心去分析，總能夠得到不少有價值的信息。這個呆滯品報表分析就是一個很好的案例。
三、 分析原材料占用庫存的資金情況。
在分析庫存周轉(zhuǎn)率的時候，如果單從數(shù)量上分析，并不能夠很好的反映庫存的成本。這主要是因為不同的原材料其價值不同。有些原材料雖然庫存數(shù)量比較少，但是其價值本身就比較大。故在倉庫中即使數(shù)量比較少，但是卻會占用比較多的庫存資金。所以為了提高庫存的使用率，必須要學(xué)會分析原材料占用庫存的資金情況。
在手工管理階段，如果要每個月列出一份包含庫存數(shù)量與金額的明細(xì)，是一項很煩瑣的工作。為此不少企業(yè)，都是一年或者半年做一次這樣的工作。此時就不能夠及時的反映出原材料站用庫存的資金情況，從而不能夠為管理者決策提供很好的數(shù)據(jù)支持。
現(xiàn)在在ERP系統(tǒng)的幫助下，這個情況就得到了很快的改善。在庫存結(jié)帳后，用戶馬上可以在系統(tǒng)中拉出當(dāng)月的原材料明細(xì)（包括每個原材料的數(shù)量以及金額）。然后根據(jù)這份報表，就可以分析出哪些原材料占用了比較多的資金。在后續(xù)采購決策與庫存管理上，就可以針對這些原材料進(jìn)行特殊的管理，以減少其庫存，提高資金的利用率。如果發(fā)出原材料采用移動加權(quán)平均的話，則還可以在任何一個時刻來分析這個原材料占用庫存的資金情況。總之，這份數(shù)據(jù)對于提高企業(yè)的資金利用率具有很大的使用價值。根據(jù)筆者的項目經(jīng)驗，大部分企業(yè)對于這份報表都是寄予很大期望的。所以筆者建議企業(yè)，努力去挖掘這份報表背后的價值。
四、 分析各個階段的庫存材料與成本情況。
在庫存管理中，經(jīng)驗有時候是非常重要的。如有些企業(yè)，一年四季的淡旺季可能比較明顯。如筆者以前給一家五金工具企業(yè)做過項目。他們的每年8月到11月是旺季，其余的時間往往是淡季。由于這個周期性的變化，所以企業(yè)的庫存也會有明顯的不同。在沒有上ERP項目之前，這家企業(yè)都是根據(jù)銷售定單來采購的。所以每次到旺季的時候，都會出現(xiàn)資金短缺的情況。
而上了ERP系統(tǒng)之后，這種情況得到了很大的好轉(zhuǎn)。首先，企業(yè)用戶會分析前幾年的庫存資金占用情況，預(yù)計出庫存資金占用的最大幾個月份，以安排好相關(guān)的資金。其次從歷史的數(shù)據(jù)中可以看出，哪些原材料歷年都是需要采購的。如此的話，就可以提早采購，以降低采購成本。因為從歷史數(shù)據(jù)中可以看出，如果等到旺季的時候再進(jìn)行采購的話，采購價格會有10%左右的增長，因為這個行業(yè)都有這個周期性的變化。而提前采購則可以明顯的降低采購價格，同時可以保證到料的時間。提前下采購定單同時延長交貨期，最后多出來的庫存成本很大一部分仍然在供應(yīng)商那邊。第三，分析各年的庫存成本數(shù)據(jù)，還可以動態(tài)的反映出原材料價格的變化情況。這對于企業(yè)的產(chǎn)品定價、產(chǎn)品定位等等都具有很大的幫助。
五、 選擇更加合理的庫存成本統(tǒng)計方式。
根據(jù)企業(yè)會計制度，現(xiàn)在庫存成本的統(tǒng)計方式主要有三種，分別為先進(jìn)先出法、月加權(quán)平均法和移動加權(quán)平均法。這三種方法各有各的特點。如先進(jìn)先出法其統(tǒng)計簡單，但是不怎么科學(xué)。如果原材料價格波動比較大的話，不同時期的產(chǎn)品材料成本價格就會相差很大。而移動加權(quán)平均法其統(tǒng)計比較復(fù)雜，但是確是比較科學(xué)的，能夠減少原材料市場價格的異常變動對生產(chǎn)成本的異常影響。
在實際工作中，如果是手工核算成本的，往往采用的是先進(jìn)先出法或者月加權(quán)平均法。因為其統(tǒng)計相對簡單，比較容易實現(xiàn)。不過如果上了ERP等信息化管理軟件之后，不少企業(yè)會考慮改變成本的核算方式。特別是庫存生產(chǎn)的企業(yè)，他們會選擇移動加權(quán)平均成本。因為這種成本統(tǒng)計方式對于他們來說，更加的科學(xué)。
為此企業(yè)項目管理員，接下去的工作就是跟企業(yè)財務(wù)人員一起，分析現(xiàn)有的成本核算方式是否真的適合企業(yè)。項目管理員可以先讓企業(yè)利用系統(tǒng)按照現(xiàn)有的成本核算方式運行一年半載，看看效果。如果此時計算出來的庫存成本不能夠反映出企業(yè)實際的生產(chǎn)成本，或者兩者差異比較大的話，那么就可以考慮改變生產(chǎn)成本的核算方式。如可以采用移動加權(quán)平均成本來試試。
總之，良好的庫存管理是企業(yè)正常生產(chǎn)運作的基礎(chǔ)，也是企業(yè)降低生產(chǎn)與管理成本的捷徑。為此企業(yè)用戶結(jié)合ERP系統(tǒng)的相關(guān)庫存數(shù)據(jù)，如數(shù)量、時間、金額等信息，作好相關(guān)的分析工作，就能夠為決策者提供很好的數(shù)據(jù)支持。從而提高ERP系統(tǒng)的內(nèi)在價值。