項目管理：計劃與跟蹤過程
作者: 來源: 文字大小:[大][中][小]
這是我們的項目計劃與跟蹤的內(nèi)容，在項目實施中使用得很好，我拿出來與大家分享，希望大家多提意見，謝謝！ 最初的項目計劃不夠精確和準確，不能直接拿來指導我們的日常工作，也不易跟蹤。我們采用三層計劃機制將計劃中的任務拆分成可跟蹤的小的任務來執(zhí)行。另外，采用不同周期不同規(guī)模的review活動來跟蹤計劃的執(zhí)行，并不斷地調(diào)整我們的計劃。在跟蹤的過程中，由項目經(jīng)理來負責將每個任務的實際工作量記錄下來，以便最后的統(tǒng)計。
注：
1． 根據(jù)項目進度定期地（或事件驅(qū)動地）進行peer review和progress review.
2． 偏差包括實際情況與原計劃不相符的任何地方，例如時間安排，人力資源，設備，任務安排，等各方面。
3. Review不僅是查找已執(zhí)行工作與原計劃的偏差。有時候，根據(jù)現(xiàn)階段工作的情況很容易判斷后續(xù)工作原定計劃的不合理性，這部分計劃也需要及時修訂。
第一部分 不同層次的計劃
項目計劃的目的是為實施軟件工程和管理軟件項目制定合理的計劃。三層計劃機制是艾思普公司項目計劃的主要內(nèi)容。
高層計劃：設計師和項目經(jīng)理根據(jù)用戶需求制定高層計劃，給出項目進行的主要階段和各種需求。此計劃需要經(jīng)過審核通過后方可執(zhí)行。為了便于理解，高層計劃也可以稱為月計劃。
中層計劃：項目經(jīng)理，設計師，以及所有的參與人員共同制定中層計劃。中層計劃是高層計劃的任務分解。中層計劃也可稱為周計劃。
低層計劃：根據(jù)中層計劃中的任務安排，每個人制定自己的低層計劃。低層計劃也稱為天計劃。
1 高層計劃
在各種估算的基礎上，根據(jù)用戶需求給出項目進行的主要階段和進度計劃，就是高層計劃。
進入標準：用戶提出的各方面需求（如成本需求和交付時間要求，等）和軟件項目的開發(fā)策略。
人員：設計師，項目經(jīng)理
內(nèi)容：
1） 階段：項目總體分為哪幾個階段來進行？標準軟件過程是：發(fā)現(xiàn)、定義、概念、設計、和實現(xiàn)。根據(jù)具體的項目情況，可以將其裁剪和細化。
2） 時間：各個階段要求在多長時間內(nèi)完成？或嚴格要求什么時候完成？
3） 資源：按階段闡明需要的資源，包括人力資源和關(guān)鍵的設備資源。人力資源說明角色和數(shù)量。設備只需提出特殊的或關(guān)鍵的設備資源，如需要一個特殊配置的服務器，在系統(tǒng)測試中要搭建模擬環(huán)境，等等。
4） 退出標準：每階段要達到什么要求才可以退出，即階段完成的要求是什么？
承諾與認可：高層計劃需要客戶和高層管理者的認可，并且有關(guān)人員必須被告知高層計劃中與其相關(guān)的內(nèi)容，并得到他們的承諾和認可。比如，通知人力資源部門人員需求，通知財務部門設備要求和經(jīng)費需求，等等。
注：1）計劃的依據(jù)：用戶提出的項目要求，公司采用的軟件工程過程，以及自己的經(jīng)驗。
2）需要考慮公司的一些實際情況：比如人員調(diào)配，員工的技術(shù)能力，等因素。
2 中層計劃
將高層計劃的任務進一步細化為每個人或每個小組在大約一周時間的工作，就成為中層計劃。
進入標準：高層計劃已制定且通過審核。
時間：在進入每個大的階段之前，本階段的中層計劃一定要明確，并取得團隊的認可。本階段的中層計劃是開始本階段的主要輸入。
人員：項目經(jīng)理及設計師領導項目團隊共同制定中層計劃。中層計劃將把任務具體到團隊的每個人。
內(nèi)容：
1） 任務：項目的每個階段可以拆分為哪些任務？
2） 人：每項任務的責任人是誰？一項任務可能不止一個人完成，但必須指明一個負責人（Owner）。
3） 設備資源：什么時候需要什么樣的設備資源，需要給出設備的具體要求。如性能要求，配置要求等。
4） 時間：每項任務要求在多長時間內(nèi)完成？或嚴格要求什么時候完成？
5） 任務之間的依賴關(guān)系：各項任務之間有無依賴關(guān)系？是什么樣的依賴關(guān)系？
6） 里程碑：闡明一些關(guān)鍵的事件點，如關(guān)鍵人員或設備的到位期限，什么時候?qū)徍耍鹊?br />
承諾與認可：保持與高層計劃的一致性，每項任務的估算得到執(zhí)行者的認同，有依賴關(guān)系的任務安排要得到相關(guān)人員的認可。
注：1）需要邀請有測試經(jīng)驗和部署經(jīng)驗的人分別參與測試和部署的工作計劃，他們會幫助團隊制定出較合理的中層計劃。
2）當中層計劃與高層計劃不一致時，將中層計劃重新估算一遍。如果還是與高層計劃不一致，則以中層計劃為準，要求修改高層計劃
3 低層計劃
每項任務的執(zhí)行者根據(jù)中層計劃將自己的任務細化到每一天，即低層計劃。
進入標準：中層計劃已制定且項目團隊整體認可。
時間：在每周周一的早會之前，制定出本周本周或兩周內(nèi)每天的計劃。
人員：低層計劃一般由具體執(zhí)行任務的每個人來制定。這將是每天Team meeting的依據(jù)。
內(nèi)容：每天的任務和需要提交的文檔。
承諾與認可：要求每個人計劃中特定時間所要求的支持得到支持提供者的認可。另外，要求每個人的計劃符合中層計劃，與其他人的計劃進度沒有沖突。
注：在實際開發(fā)過程中，往往有些工作不能拆分到每一天。就是說，一件事情需要幾天來完成。如果本任務不在關(guān)鍵路徑上，而且與其他人員的工作關(guān)系比較獨立，可以不拆分此任務，由執(zhí)行者本人掌握進度。否則，需要將任務盡量拆分開來，按內(nèi)容劃分為幾部分，或用百分比來劃分，以便更好地掌握整個項目的進度。
4 三個計劃的關(guān)系
計劃更改的時候，一定要保持各層計劃的一致性。高層計劃會因中層計劃的更改而調(diào)整，低層計劃會受中層計劃的影響。
第二部分 不同周期的Review
項目跟蹤的任務是對照計劃評審和跟蹤軟件完成的情況和結(jié)果，根據(jù)實際完成的情況和結(jié)果調(diào)整這些計劃。艾思普公司的Review工具是項目跟蹤的主要內(nèi)容。
根據(jù)目的和周期的不同，項目跟蹤中用到3種Review工具：daily review, Peer review, 和Progress review。
1 Daily review
目的：跟蹤團隊成員每天的任務完成情況，給團隊提供一個交流的機會。
時間：在每個工作日的開始。一次Daily review一般持續(xù)10~15分鐘。
形式：以team meeting 的形式進行。
參加人：團隊所有人員（包括項目經(jīng)理和設計師）。
活動：
1） 跟蹤團隊成員每天的任務完成情況
2） 交流相關(guān)問題
2 Peer review
目的：跟蹤項目每周的任務完成情況，交流相關(guān)問題。
時間：每周進行一次。Peer review一般不超過1小時。
形式：會議形式。由項目經(jīng)理來主持。一般要求項目經(jīng)理提前將會議邀請發(fā)給大家。
參加人：團隊的所有人員。
準備：會議開始之前，項目經(jīng)理和設計師必須安排好會議的議程。
活動：
1） 審核項目計劃，審核每個組員在項目計劃中的對應工作；
2） 討論項目的任何有關(guān)問題；
3） 共享知識；
會議的記錄：由項目經(jīng)理在當天將會議的內(nèi)容整理出來并放置到CVS中，命名規(guī)則為Peer review_date_contents.doc。會議的整理文檔必須使用公司統(tǒng)一規(guī)定的文檔模板。
3 Progress review
目的：跟蹤項目是否在向原定目標進展，提出并溝通項目中的任何相關(guān)問題，使得每個人都了解整體項目的進展情況。
時間：每四周進行一次。項目的第一次Progress Review應該在項目啟動的兩周內(nèi)進行。有時也可以由項目經(jīng)理臨時組織（比如發(fā)現(xiàn)項目現(xiàn)狀明顯偏離了原定目標，需要及時采取措施）。Progress Review通常持續(xù)1-3小時。
形式：會議形式。由項目經(jīng)理來主持，一般要求項目經(jīng)理提前將會議邀請發(fā)給大家。
參加人：團隊所有人員。
準備：會議開始之前，項目經(jīng)理和設計師必須安排好會議的議程。
活動：
1） 確認團隊理解客戶對項目的要求；
2） 審核項目計劃，審核每個組員在項目計劃中的對應工作；
3） 就項目的現(xiàn)狀，粗略地對項目進行估算；
4） 討論客戶提出的重要問題；
5） 識別項目的風險，并產(chǎn)生減緩策略；
6） 討論并安排合適的Quality Review；
7） 審核項目過程（如，信息傳遞方式是否合適，團隊的職責，等）；
會議記錄：由項目經(jīng)理在當天將會議的內(nèi)容整理出來并放置到CVS中，命名規(guī)則為Progress review_date_contents.doc。會議的整理文檔必須使用公司統(tǒng)一規(guī)定的文檔模板。
4 Review的記錄
一、Daily review
Daily review的記錄內(nèi)容包括每個人的計劃和To do。
To do：用來記錄將要做的事情。這些事情不屬于計劃中的任務，但需要在一個特定的時間之前完成才能保證項目有關(guān)事件的順利進行。
|
NO.
|
To Do
|
Owner
|
Due time
|
|
1
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
二、Peer review和Progress review
Peer review和Progress review的記錄內(nèi)容一致，包括：參加人及角色；風險；新的問題；下一步工作；上次Review留下來的問題和工作；下次Review的時間安排。
第三部分 職責
|
活動
|
職責
|
|
高層計劃的調(diào)整
|
項目經(jīng)理負責調(diào)整
|
|
中層計劃的確定和調(diào)整
|
項目經(jīng)理和設計師組織團隊成員共同完成
|
|
低層計劃的制定和調(diào)整
|
每個團隊成員負責自己工作的低層計劃
|
|
Peer review和progress review的組織
|
項目經(jīng)理發(fā)起，主持，并記錄
|